Aus Angst wird die Payroll zur Kostenfalle

Aus Angst vor Compliance-Verstößen zahlen viele Unternehmen zu viel. Eine ADP-Studie erklärt, wie fragmentierte Systeme und mangelnde Transparenz die Payroll verteuern.

Viele Unternehmen zahlen ihren Mitarbeitenden mehr als nötig, weil sie rechtliche Fallstricke fürchten. Dieser „Angst-Zuschlag“ entsteht vor allem aus der Sorge, gegen Compliance-Vorschriften zu verstoßen. Das zeigt die aktuelle Untersuchung “Das Potenzial der neuen Entgeltabrechnung im Jahr 2026“ von ADP. Demnach wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung oft zum unkalkulierbaren Kostenrisiko. Ein Blick in die Daten für 2026 offenbart: Fehlende Systemintegration, zersplitterte Berichte und hoher Compliance-Druck treiben die Personal- und Verwaltungskosten nach oben.

ADP hat für eine aktuellen Umfrage zur globalen Entgeltabrechnung im Jahr 2026 1.816 Führungskräfte aus großen Unternehmen in 20 Ländern befragt. Ein zentrales Ergebnis: 69 Prozent der Unternehmen zahlen lieber zu viel, als ein Compliance-Risiko einzugehen. Das betrifft alle Mitarbeitenden in Unternehmen, die in Märkten mit komplexen Regeln arbeiten. Für 33 Prozent der Befragten zählt die Einführung neuer gesetzlicher Vorgaben zu den Hauptgründen für fehlerhafte Abrechnungen und damit zu hohe Lohnzahlungen.

Überbezahlung als Schutz vor Strafen und Reputationsschäden

Diese „vorsorgliche Überbezahlung“ ist kein Zeichen von Großzügigkeit, sondern ein Versuch, teure Strafen und Imageschäden zu vermeiden. Die Notwendigkeit dieses Vorgehens zeigt sich daran, dass bereits heute 68 Prozent der befragten Unternehmen ein- bis zweimal pro Jahr Strafen wegen Regelverstößen zahlen. Solche Strafen drohen, wenn etwa Steuer-, Überstunden- oder Zusatzleistungsberechnungen fehlerhaft sind und damit gegen Compliance-Vorgaben verstoßen. So verlieren Firmen in der Lohnabrechnung zunehmend die Kontrolle über ihre tatsächlichen Arbeitskosten.

Ein weiteres Ergebnis der Studie betrifft den Umgang mit regulatorischer Komplexität: 75 Prozent der Payroll-Führungskräfte sehen die Einhaltung lokaler Vorschriften als eine ihrer größten Herausforderungen. Besonders kritisch: Sieben von zehn Befragten können kaum einschätzen, ob und wo die gegen geltende Regeln verstoßen.

Fragmentierte Systeme: Der unsichtbare Effizienzfresser

Warum fällt es so schwer, korrekt abzurechnen und Überbezahlungen zu vermeiden? Die Ursache liegt in der technischen Infrastruktur. Die globale Payroll-Landschaft bleibt stark fragmentiert: Nur etwa ein Drittel der Unternehmen hat die Gehaltsabrechnungsdaten vollständig mit anderen Systemen wie ERP (Enterprise Resource Planning) oder HRIS (Human Resources Information Systems) verknüpft. Oft laufen lokale Insellösungen parallel zu globalen Plattformen, was den Datenaustausch erschwert.

Diese fehlende Integration bindet viele Ressourcen: IT-Mitarbeitende verbringen im Schnitt 22 Stunden pro Woche allein mit der Verwaltung des Datenflusses zwischen verschiedenen inkompatiblen Systemen. Fast die Hälfte der Befragten (43 Prozent) nennt die Komplexität dieser Integration als eines der drei größten Hindernisse für ein effizientes globales Modell. Solange Teams Daten manuell übertragen oder abgleichen müssen, bleibt die Fehlerquote hoch. Zudem sieht rund ein Drittel der Führungskräfte unzureichend automatisierte Prozesse als Hauptursache für Ungenauigkeiten in der Abrechnung.

Blindflug im Reporting: Transparenz als Luxus

Fehlende Effizienz und Transparenz lassen die Kosten in der Gehaltsabrechnung unkontrolliert steigen. Ohne detaillierten Überblick fehlt die Grundlage für gezielte Steuerung. Laut Studie verfügen nur 12 Prozent der Unternehmen über ein umfassendes regionales und globales Reporting. Fast die Hälfte arbeitet mit einem Modell, bei dem jedes Land separat berichtet – eine länderübergreifende Konsolidierung findet kaum statt. 31 Prozent der Befragten geben sogar an, keinerlei regionale oder globale Transparenz über ihre Entgeltdaten zu haben.

Dieser „Blindflug“ erschwert die strategische Planung: Ohne standardisierte Datenflüsse lassen sich weder exakte Finanzprognosen erstellen noch die tatsächlichen Kostenfaktoren im globalen Vergleich erkennen. Expert:innen bewerten die fragmentierte Berichtslandschaft als zeitaufwändig, ineffizient und fehleranfällig. Erst eine Vereinheitlichung ermöglicht es, Compliance in Echtzeit zu überwachen und so Strafen, Bußgelder und zu hohe Lohnzahlungen deutlich zu senken.

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Der sichere Weg aus der Kostenfalle: Strategische Neuausrichtung

Die Lösung liegt nicht in kleinen Verbesserungen, sondern in einer grundlegenden strategischen Wende. Unternehmen erkennen, dass Payroll von einer Backoffice-Funktion zur zentralen Wertschöpfungskraft  werden muss. Diese Neuausrichtung stützt sich auf drei Säulen:

1. Es braucht eine ganzheitliche Integration. 77 Prozent der Führungskräfte schätzen die Zusammenarbeit mit Anbietern, die eine Plattform für HR, Payroll und Zeiterfassung bieten. Eine solche Lösung schafft Transparenz, ermöglicht Benchmarking in Echtzeit und entlastet die IT.
2. Immer mehr Verantwortliche setzen auf KI und Automatisierung, um Fehlerquellen auszuschalten. Geplante Investitionen fließen verstärkt in automatisierte Datenerfassung, Berichte und das Compliance-Management. Ziel ist es, den manuellen Aufwand zu senken, damit Teams sich auf Analysen konzentrieren können.
3. Die Zentralisierung steigt. Die Komplexität lokaler Märkte zwingt Unternehmen, ihre Betriebsmodelle zu überdenken. Ein Drittel setzt bei Expansionen auf globale Dienstleister, 37 Prozent nutzen gezieltes Outsourcing. So holen sie externes Compliance-Wissen ins Haus und senken interne Risiken.

Effizienz durch Transparenz und Technologie

Überbezahlungen als notwendiges Übel zur Risikominimierung sind keine Dauerlösung. Die ADP-Umfrage zeigt den strategischen Wert vernetzter Systeme und einheitlicher Datenflüsse. Wer jetzt in IT-Governance und Datenkonnektivität investiert, profitiert langfristig von einer konsistenten, hochwertigen und kalkulierbaren globalen Entgeltabrechnung. So wird sie vom Kostenrisiko zum stabilen Faktor für Vertrauen, Resilienz und Agilität.