Der Desk Sharing Index 2025 zeigt: Die Rückkehr ins Büro ist real, doch klassische Konzepte greifen nicht mehr. Gefragt sind datenbasierte Strategien für flexible, effiziente und sinnstiftende Arbeitswelten.
Die Arbeitswelt wandelt sich – nicht nur als Schlagwort, sondern als spürbare Realität in deutschen Unternehmen. Der „Desk Sharing Index 2025“ liefert eine aktuelle, datengestützte Analyse zur Nutzung von Büroflächen und zur Rückkehr ins Büro. Die Daten zeichnen ein vielschichtiges Bild: Die Büroanwesenheit steigt leicht, die Schreibtischauslastung bleibt niedrig, und Parkplätze nutzen die Mitarbeitenden nur begrenzt. Diese Diskrepanz zwischen Präsenz und Flächeneffizienz fordert Unternehmen heraus, neue Konzepte jenseits konventioneller Arbeitsplatzplanung zu entwickeln.
Die Zahlen bestätigen den Trend zur Rückkehr ins Büro, doch sie zeigen keine einfache Rückkehr zur alten Präsenzkultur. Besonders mittlere und große Unternehmen verzeichnen eine stärkere physische Präsenz ihrer Mitarbeitenden, was den Wunsch nach persönlichem Austausch und gelebter Unternehmenskultur widerspiegelt. Dienstag und Mittwoch sind die bevorzugten Bürobesuchstage, während der Freitag weiterhin ein Homeoffice-Tag gilt – wenn auch mit steigender Tendenz. Dieser differenzierte Wochenrhythmus stellt klassische Raumkonzepte vor Herausforderungen, denn die Auslastung verteilt sich nicht gleichmäßig.
Große Unternehmen nutzen ihre Büroflächen besser aus kleinere oder mittlere Firmen
Spannend sind nicht nur die Wochentage, sondern auch die regionalen Unterschiede. Städte wie Stuttgart und München verzeichnen überdurchschnittliche Büroanwesenheit, während Frankfurt und Hamburg zurückhaltender sind. International variiert die Büropräsenz stark: Zürich und Wien liegen höher, Paris dagegen ähnlich niedrig wie einige deutsche Großstädte. Diese Unterschiede spiegeln kulturelle, wirtschaftliche und infrastrukturelle Einflüsse wider, die die Entscheidung für Büroarbeit prägen.
Trotz der zunehmenden Rückkehr ins Büro bleibt die tatsächliche Auslastung der Arbeitsplätze überraschend gering. Die höchste Schreibtischauslastung erreicht an Spitzentagen nur 37 Prozent. Auffällig ist, dass große Unternehmen ihre Flächen besser nutzen als kleinere und mittlere. Konzerne steuern stärker datenbasiert, während kleinere Betriebe oft noch am klassischen Präsenzgedanken festhalten – mit der Folge, dass viele Schreibtische ungenutzt bleiben. Hier schlummert ein enormes Potenzial, das sich mit intelligenten Tools und flexiblen Arbeitszonen erschließen lässt.
Büroflächen sind keine starren Strukturen mehr
Die Parkplatznutzung folgt einem ähnlichen Muster. Obwohl viele Mitarbeitende mit dem Auto kommen, nutzen vor allem große Unternehmen ihre Stellflächen nur unzureichend. Die durchschnittliche Auslastung liegt unter 55 Prozent. Angesichts wachsender Bedeutung von Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung sollten Unternehmen den tatsächlichen Parkraumbedarf kritisch prüfen und alternative Mobilitätsangebote stärker fördern. Das senkt Kosten und trägt aktiv zur ökologischen Transformation bei.
Was bedeutet das für die Zukunft der Büroplanung? Klar ist: Unternehmen dürfen Büroflächen nicht mehr als starre Strukturen betrachten. Die hybride Arbeitswelt verlangt flexible Lösungen, die den dynamischen Bedürfnissen der Teams gerecht werden. Unternehmen müssen ihre Flächennutzung strategisch überdenken – beginnend mit der Frage, welche Funktionen das Büro erfüllen soll. Soll es Ort der Konzentration, der Kollaboration oder des sozialen Austauschs sein? Die Antwort variiert je nach Team, Branche und Unternehmenskultur – und hier liegt der Schlüssel zu differenzierter Planung.
Mitarbeitende erwarten heute nicht nur moderne Arbeitsumgebungen, sondern auch Transparenz und Mitbestimmung. Tools zur flexiblen Buchung von Arbeitsplätzen, kollaborative Kalender und klare Regeln für hybride Zusammenarbeit schaffen Vertrauen und Effizienz. Dabei reicht es nicht, nur technische Lösungen einzuführen; Unternehmen müssen sie kulturell verankern. Der Umgang mit hybriden Arbeitsformen ist eine Frage der Haltung – und damit Chefsache.
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Der physische Arbeitsplatz bleibt unverzichtbar
Ein zentraler Aspekt ist die kontinuierliche Analyse und Optimierung. Die deskbird-Daten zeigen, wie wertvoll belastbare Informationen sind. Nur wer weiß, wie und wann Büroflächen tatsächlich genutzt werden, kann gezielt planen und gestalten. Sensoren, digitale Buchungssysteme und regelmäßiges Feedback der Mitarbeitenden bilden die Basis für datenbasierte Entscheidungen. Diese kontinuierliche Anpassung ermöglicht es, nicht nur auf aktuelle Entwicklungen zu reagieren, sondern proaktiv Räume zu schaffen, die zur Unternehmenskultur und den Anforderungen der Teams passen.
Der Desk Sharing Index 2025 zeigt: Der physische Arbeitsplatz ist nicht obsolet, sondern muss neu interpretiert werden. Er bleibt ein zentraler Ort für Identifikation, Kreativität und Innovation – aber nur, wenn Unternehmen ihn intelligent planen und flexibel nutzen. Wer jetzt in smarte Konzepte, nutzerzentrierte Bürogestaltung und datengestützte Steuerung investieren, positioniert sich als attraktiver Arbeitgeber und sichert sich einen klaren Wettbewerbsvorteil in einer zunehmend dynamischen Arbeitswelt.
