Die Zukunft der Arbeit ist ein Mischmodell aus Büro- und Remote-Arbeit von beliebigen Orten aus – was Experten bereits vor Jahren prognostizierten. Wer sich dem verschließt, wird zukünftig weder wachsen, noch wettbewerbsfähig bleiben.
Corona hat das Zukunftsmodell „Hybrid Work” ohne Umschweife in die Gegenwart katapultiert, was vielerorts sowohl für technische als auch personelle Herausforderungen sorgte. Doch nach Überwindung der anfänglichen Hürden scheint sich die hybride Form der Zusammenarbeit zu etablieren. Und sie wird wohl auch bleiben: Laut einer aktuellen Steelcase-Studie planen 68 Prozent der globalen Unternehmen, weiterhin einen hybriden Arbeitsansatz zu nutzen.
Demnach sollen Mitarbeitende auch in Zukunft in unterschiedlichem Maße teils im Büro, teils zu Hause oder an anderen beliebigen Orten – auch innerhalb des Unternehmens – arbeiten können. Denn viele Betriebe haben erkannt, dass ihre Belegschaft einerseits das Gefühl von Zusammengehörigkeit sowie den Austausch vor Ort brauchen, um innovativ und effizient zu arbeiten. Andererseits aber auch die Vorzüge des Home-Office schätzen. Selbst Mitarbeitende, die nach wie vor hauptsächlich im Büro sind, werden zukünftig mit hybrider Arbeit konfrontiert. Spätestens dann, wenn Partner, Lieferanten oder Kunden erwarten, sich auch aus der Ferne mit ihnen verbinden zu können.
Hybride Zusammenarbeit ist komplex
„Wir sehen die Notwendigkeit, in die hybride Welt zu investieren. Das heißt, die Zusammenarbeit von Teams über Distanzen hinweg und die Arbeit in verschiedenen Projektkonstellationen zu vereinfachen“, so Anna Kopp, IT Director Germany & Regional Office Lead Munich HQ bei Microsoft, die im Austausch mit Steelcase steht und die Expertise beider Unternehmen zusammenführt. So wurde zum Beispiel gemeinsam mit den Design-Experten von Steelcase die mobile Halterung Roam für das Surface Hub von Microsoft entwickelt.
Bei den neuen Arbeitsweisen gibt es einige Herausforderungen und Variablen, die Unternehmen bedenken müssen. Angefangen bei der Auswahl der richtigen Hardware- und Softwareplattformen bis hin zur Organisation von Video Calls. „Ab sofort ist jeder Raum ein Videoraum“, sagt Jessie Storey, Steelcase Design Managerin, die seit 15 Jahren hybride Arbeitskonzepte entwickelt. „Die Leute verbringen so viel Zeit mit dem Einstellen von Kamerawinkeln und dem Ausarbeiten von Content-Streams, dass wir die Dinge einfacher machen müssen.“
Ungleiche Voraussetzungen aufgrund verschiedener Umgebungen, Teammitglieder, die nur schwer zu verstehen sind oder das Fehlen der Körpersprache während Präsentationen: Die Hauptursache für das Ungleichgewicht der Präsenz bei der hybriden Zusammenarbeit liegt meist am schlechten Zusammenspiel von physischem Raum und den digitalen Tools. Um die neuen Bedürfnisse und Erwartungen der Menschen zu erfüllen und verschiedene Arten der Zusammenarbeit zu ermöglichen, sollten Unternehmen verschiedene Räume und Technologien zur Verfügung stellen. „Wir müssen uns darauf konzentrieren, das Digitale und das Physische miteinander zu verbinden“, so Storey. „Es reicht nicht aus, von außen zugeschaltete Personen in einen Raum zu integrieren. Wir müssen auch den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Büro durch technische Kernelemente eine bessere virtuelle Präsenz geben.“
Drei Schlüsselkonzepte für eine bessere hybride Zusammenarbeit
Forscher, Designer und Technologieexperten von Steelcase entwickeln seit mehr als einem Jahrzehnt Lösungen für die reibungslose Zusammenarbeit in globalen Teams. Diese Erkenntnisse können Unternehmen dabei helfen, sich auf die tägliche hybride Form der Zusammenarbeit einzustellen.
- Gleichberechtigte Teilhabe
Ziel ist, die Lücke zu schließen, die durch die fehlende räumliche Nähe entsteht. Alle Mitarbeitenden, ob vor Ort oder von außen zugeschaltet, sollen das Gefühl haben, gemeinsam in einem Raum zu sein. Die Voraussetzung hierfür sind Kameras, die sowohl auf gemeinsam als auch einzeln genutzten Geräten vorhanden sind. Damit sich Mitarbeitende vor der Kamera wohlfühlen, müssen auch die Ausleuchtung sowie die Umgebungsbeleuchtung im Video-Gespräch berücksichtigt werden. Warmes, intensives LED-Licht knapp über Kopfhöhe und seitlich versetzt ist für Videos am besten geeignet. Und Raumgröße, Begrenzungen, Materialien und die Ausrichtung von Mikrofonen sind entscheidend für eine optimale Audiokulisse auf beiden Seiten. - Einbindung
Um eine gleichberechtigte Teilnahme am Büroalltag zu gewährleisten, ist die ausgewogene Einbindung digitaler und analoger Inhalte entscheidend. Einige Software-Plattformen und integrierte Technologiesysteme unterstützen unter anderem die Verwendung mehrerer Displays, um Personen und Inhalte separat darzustellen. KI-gesteuerte Videokonferenzkameras ermöglichen einen weiten Blickwinkel und neue Integrationsmöglichkeiten analoger und virtueller Inhalte. Huddly’s Canvas beispielsweise ist eine Content-Kamera, die mit Microsoft Teams und Zoom zusammenarbeitet, um Whiteboard-Bilder zu optimieren. Sie entfernt Glanzlichter und Schatten, verstärkt Markerfarben und blendet Personen aus, die sich vor der Kamera befinden. Und auch gemeinsam genutzte Tools zur Erstellung von analogen und digitalen Inhalten sind hilfreich (zum Beispiel digitale Whiteboards oder Arbeitsbereiche wie Mural). - Einfache Nutzbarkeit
Wichtig ist dabei, einfache und nahtlose Übergänge über mehrere Schnittstellen und Displays zu gewährleisten. So sollten sich gemeinsam genutzte Geräte leicht mit persönlichen Geräten verbinden lassen. Flexibles Mobiliar und/oder der Einsatz mobiler Geräte ermöglichen es zudem, Teilnehmende an verschiedenen Standorten für eine gute Sicht im Raum zu platzieren. Die verschiedenen genutzten Technologien sollten interagieren und mit einer offenen Systemlösung ausgestattet sein, um mit einer Vielzahl von Geräten und Softwarelösungen kombinierbar zu bleiben. Denn auch wenn das eigene Unternehmen eine Plattform bevorzugt, ist es möglich, dass extern zugeschaltete Teilnehmende eine andere Lösung verwenden.
Für die Nutzung und den sinnvollen Einsatz im Arbeitsalltag ist dabei entscheidend, den Anwendern die Möglichkeiten der Tools aufzuzeigen. „Bezüglich der Technologie und der Hardware haben wir eigentlich bereits alles, was wir brauchen. Das Technologische hilft nicht, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht wirklich integriert werden. Man muss beispielsweise erklären, wie ein virtuelles Team mittels Technologie gemanagt werden kann“, so Anna Kopp von Microsoft. Denn ein flexibler Arbeitsplatz, der auf Weiterentwicklung und sich verändernde Bedürfnisse ausgerichtet ist, wird Unternehmen dabei helfen, auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben und zu wachsen.
