Sie haben einen Vortrag konzipiert und eine passende Präsentation erstellt. Sie beherrschen bereits die Inhalte und haben Ihren Auftritt zu Hause auch schon im Trockentraining geübt. Der größte Teil der Arbeit ist also geschafft. Nun beginnt der letzte, aber nicht weniger bedeutende Schritt: die Vorbereitung im eigentlichen Sinne.
Ein Gastbeitrag von Patrick Nini
Dabei heißt Vorbereitung, alle Gegebenheiten am Vortragsort zu kennen und sich auf Geplantes und Unvorhergesehenes einzustellen. Möglichst alle organisatorischen Stolpersteine und Störfaktoren auszuschalten, die Sie bei Ihrem Auftritt aus der Ruhe bringen könnten. Das ist vor allem dann nötig, wenn Sie das Veranstaltungssetup noch nicht im Detail kennen.
Präsentation: Wochen vor dem Auftritt
Die folgenden Schritte sind insbesondere für Präsentationen auf großen Bühnen gedacht und können bereits Wochen vor dem eigentlichen Auftritt erledigt werden. Damit verhindern Sie frühzeitig, dass Sie später in Stress geraten oder Dinge übersehen – sorgen aber auch für ein sicheres Gefühl.
Holen Sie sich Feedback ein, indem Sie Ihre Präsentation live vortragen oder eine Video-Aufnahme versenden – und zwar sowohl vor bzw. an Personen Ihres Fachs als auch vor bzw. an fachfremde, die nichts von Ihrem Thema oder Ihrer Branche verstehen. Das aussagekräftigere Feedback erhalten Sie allerdings bei der Live-Präsentation. Diese Rückmeldung wird Ihnen helfen, Ihren Vortrag aus einem zusätzlichen Blickwinkel zu betrachten.
Zwei Vortragsversionen erstellen: Ich bereite immer eine Kurz- und eine Langversion meines Vortrags vor. Die Langversion entspricht der geplanten Vortragsdauer von etwa einer Stunde, die Kurzversion ist um etwa zehn Minuten kürzer. Ich überlege mir immer im Vorfeld, welche Teile ich weglassen könnte, für den Fall, dass mir am Ende Zeit fehlt. Und das kann immer passieren, wenn beispielsweise der Vorredner überzieht, viele Fragen gestellt werden, das Bühnensetup zu lange dauert usw.
Seien Sie unbedingt frühzeitig am Veranstaltungsort! Denn dort warten noch einige wichtige Vorbereitungsschritte auf Sie, die ebenfalls Zeit benötigen. Eine Anreise am Vortag empfehle ich, wenn Sie den Auftritt morgens oder vormittags haben; wenn Sie mit dem Flugzeug anreisen bzw. eine längere Anreise mit dem Auto (und damit Staurisiko) haben oder wenn Sie den Veranstaltungsort noch nicht kennen. Planen Sie, wie Sie genau zum Veranstaltungsort kommen (Auto, Taxi, öffentliche Verkehrsmittel).
Finden Sie heraus, wie viele Teilnehmer voraussichtlich im Publikum sitzen und bereiten Sie eine entsprechende Anzahl an Handouts vor. Vergessen Sie dabei nicht die Kontaktdaten in der Fußzeile. Je professioneller das Handout ausgearbeitet und gestaltet ist, desto mehr Überzeugungskraft hat es.
Vortragsutensilien und technische Voraussetzungen: Definieren Sie vorab, welche Utensilien Sie für Ihren Vortrag benötigen. Brauchen Sie einen Projektor, ein Flipchart oder eine Moderationswand? Wie sieht es aus mit Lautsprechern bzw. Verstärkern? Soll der Vortrag gefilmt werden, brauchen Sie also eine Videokamera? Sprechen Sie über ein Headset, ein Knopf-Mikrofon oder über ein klassisches Mikrofon, welches Sie in der Hand halten müssen? Letzteres hätte Auswirkungen auf Ihre gesamte Körpersprache.
Die Klassiker: Sie wollen ein YouTube-Video abspielen und bekommen kein „schnelles“ WLAN. Oder Sie verfügen über einen Apple-Laptop und haben keinen Adapter für das Beamer-Kabel. Überzeugen – das Hauptziel einer jeden Präsentation – werden Sie sicher nicht, wenn Sie das Material, das Ihre Argumentation unterstützt, nicht zeigen können. Überprüfen Sie deshalb unbedingt die technischen Voraussetzungen: Für Lautsprecher und Adapter können Sie selbst sorgen – für ein schnelleres WLAN (meist mit Aufpreis) ebenso. Und auch wenn es in Zeiten der Digitalisierung schwer vorstellbar scheint: Ich habe schon Räume erlebt, in denen es weder Beamer, noch WLAN gab.
Raum-Setup: Falls der Veranstaltungsort zu weit entfernt ist, um ihn vorab zu begutachten, lassen Sie sich Bilder des Raumes senden. Oft gibt auch die Website des Veranstaltungsortes einen kleinen Einblick. Auf diese Weise erfahren Sie, wo Ihr Publikum sitzt, wie die Bühne angeordnet ist, wo sich die Leinwand und der Projektor befinden und können Ihre Bühnenperformance vorab bestens planen.
Präsentation: Einige Tage vor dem Auftritt
Suchen Sie sich Assistenten, die Sie besonders in der Vorbereitungsphase direkt vor und nach dem Auftritt unterstützen. Versuchen Sie, sich den Rücken freizuhalten und geben Sie ab, was Sie abgeben können.
Ein Wireless-Presenter ist bei einer PowerPoint-Präsentation überaus praktisch und gibt Ihnen den Freiraum, den Sie brauchen, um sich vor Ihrem Publikum zu bewegen. Checken Sie, ob die Batterien Ihres Wireless-Presenters voll sind und ob dieser funktionstüchtig ist. Dasselbe gilt für Ihr Speaking-Kit: Schreiben die Stifte noch?
Was oft unterschätzt oder vergessen wird: Nehmen Sie sich Ersatzkleidung mit. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sich mit einer unbequemen Hose oder einem Kaffeefleck auf dem Hemd bzw. der Bluse vor Ihrem Publikum wohl fühlen, ist mehr als gering.
Präsentation: Stunden vor dem Auftritt
Nun ist es so weit. Sie sind am Veranstaltungsort, es fehlen nur noch wenige Schritte. Überprüfen Sie am Veranstaltungsort, ob die Bühne Ihrem gewünschten Setup entspricht. Passen Sie an, was Sie anpassen können.
Beenden Sie alle Hintergrund-Programme am PC, die nicht zu Ihrer Präsentation gehören – etwa den Instant Messenger, Musik-Player oder einfach nur den Datei-Browser. Damit stellen Sie sicher, dass keine unerwarteten Privatnachrichten an der Leinwand aufpoppen, der Musik-Player keine unerwarteten Songs wiedergibt und keine sonstigen Dateien sichtbar sind. Was außerdem gerne vergessen wird: der Bildschirmhintergrund, der nicht immer publikumstauglich ist.
Viele sind der Meinung, dass diese Punkte im Verantwortungsbereich des Veranstalters liegen. Doch leider denken Veranstalter oft nicht daran. Und die Konsequenzen tragen am Ende Sie. Außerdem hängt es auch von der Größe der Veranstaltung und der Situation ab, was von den Teilnehmern als (un-)angenehm und (un-)ruhig empfunden wird. Sofern Sie Einfluss darauf nehmen können, stellen Sie sicher, dass die Temperatur angemessen und der Raum gut durchlüftet ist sowie störende Lärmquellen entfernt sind. Prüfen Sie außerdem das Licht im Raum, damit Ihre Notizen am Flipchart auch gut lesbar sind.
Video- und Soundcheck: Testen Sie die Audioübertragung, sowohl vom Mikrofon, als auch von Ihren mitgebrachten Tonquellen, wie etwa Musik oder Video. Ist das WLAN schnell genug, um den Film anzusehen?
Ich habe es schon oft erlebt, dass ein Teil der eigentlichen Präsentationszeit noch zur Vorbereitung des Raumes verwendet wird – wertvolle Minuten, die am Ende fehlen können. Pünktlichkeit ist das einfachste Mittel, um zu überzeugen. Sie müssen nur zur vorgesehenen Zeit bereit sein und starten. Pünktlichkeit heißt aber auch, zum vorgesehenen Zeitpunkt zu enden.
Sie haben sich nun auf alle Eventualitäten vorbereitet (und das Handy ausgeschaltet!). Sie können sich also entspannen. Sollten Sie dennoch nervös sein, ist das vollkommen normal. Die meisten Personen sind nervös, wenn etwas nur von ihrer Leistung abhängt und sie im Fokus vor Publikum sprechen. Oft verflüchtigt sich die Nervosität und Anspannung aber schon mit den ersten Worten. Was beruhigt Sie? Ein kleiner Spaziergang? Atemübungen? Auf diese Weise versetzen Sie sich in die Lage, Nervosität in Energie umzuwandeln. Das erzeugt wiederum genau die Kraft, die Sie benötigen, um zu überzeugen.
Mit seinen Vorträgen und Seminaren leitet der Coach Patrick Nini zu wirkungsvolleren Auftritten im Berufs- und Privatleben an. Das Tool Speech Pad® ist aus seiner Leidenschaft für Rhetorik und Präsentationen heraus entstanden. Es hilft seinen Anwendern dabei, professionelle Vorträge und Präsentationen zu halten.
