Schön allein reicht nicht

Der Arbeitsplatz der Zukunft bietet flexible Arbeitszeit- und Bürolösungen. Dass das in den meisten Unternehmen problemlos funktioniert, hat die Corona-Pandemie gezeigt. Allerdings reicht es bei weitem nicht aus, nur Räume umzugestalten und neue Technologien bereitzustellen.

Kostenloses Essen, Sportangebote für lau, multifunktional eingerichtete Arbeitsräume mit Wohlfühlatmosphäre, die neueste Technik auch zur privaten Nutzung – Unternehmen wie Google, New Work SE (Xing) oder Facebook machen vor, wie perfekte Arbeitsplätze heute aussehen. Vorbei sind die Zeiten, in denen in Großraumbüros eine lähmende Monotonie herrschte. Auch Unternehmen wie Otto oder Axa haben die Notwendigkeit von individuell gestalteten Büroflächen längst erkannt, schaffen veraltete Arbeitsweisen ab und setzen auf kreativ gestaltete Meetingräume mit beschreibbaren Wänden, einzelne Arbeitsbereiche für ungestörtes Arbeiten, Rückzugszonen zur Entspannung.

Wenngleich diese Kombination aus verschiedenen Arbeitsbereichen sinnvoll und wichtig ist, reicht es bei weitem nicht aus, nur Räume umzugestalten und neue Technologien bereitzustellen, um Mitarbeiter zum kreativen Arbeiten zu inspirieren. Vielmehr braucht es dafür einen Wandel der Unternehmenskultur. Denn was in der DNA von digitalen Unternehmen wie Google, Facebook oder New Work SE enthalten ist, müssen sich Konzerne wie Otto oder Axa erst noch erarbeiten; nämlich dass jeder Mitarbeiter unter anderen Bedingungen und zu unterschiedlichen Zeiten produktiv ist und entsprechend seinen individuellen Freiraum benötigt.

„Verändert sich die Arbeitskultur, muss das mit einer Veränderung der Unternehmenskultur einhergehen“

Auf dem stark umkämpften Bewerbermarkt ist die Arbeitgeberattraktivität ein entscheidender Faktor. „Die heutigen Bewerber fragen nicht mehr nach der Größe des Einzelbüros, welcher Firmenwagen zur Verfügung steht und wie hoch das Gehalt ist. Viel wichtiger ist mittlerweile, welche technische Ausstattung zur Verfügung steht und wie es um die Arbeitsflexibilität steht. Und weil wir nicht mehr nur mit anderen Versicherungen um Bewerber konkurrieren, sondern mit Google, Microsoft, Facebook & Co., müssen wir hier mitziehen“, so Oliver Eske, Programmleiter „New Way of Working” bei Axa.

Unternehmen brauchen also bereits heute Arbeitsumgebungen, die ihre zukünftige Arbeitsweise und Unternehmenskultur unterstützen. Dafür ist nicht nur eine Autonomie bezüglich Arbeitsort und -zeit unerlässlich, sondern auch eine Veränderung der Unternehmenskultur. Eine große Herausforderung für traditionelle Unternehmen. „Verändert sich die Arbeitskultur, muss das mit einer Veränderung der Unternehmenskultur einhergehen. Daher ist die digitale Revolution auch keine technische, sondern eine kulturelle“, so Dr. Martina Nieswandt, Expertin für Kulturveränderungen von der Denkwerkstatt für Manager. Das bestätigt auch Eske: „Wir haben gut 14 Monate vor dem Umzug ins neue Gebäude angefangen, unsere Mitarbeiter auf die neuen offenen Arbeitswelten vorzubereiten. Das war auch notwendig, denn in unserem alten Gebäude existierten lange Flure mit Einzelbüros rechts und links – eine Atmosphäre mit wenig Kommunikation und Transparenz. Deshalb haben wir vorab viel Zeit in den Change-Prozess investiert und die Mitarbeiter sehr stark in die Planung einbezogen.“

„Wir haben festgestellt, dass es nicht eine Generationenfrage, sondern die persönliche Grundeinstellung zu Veränderungen entscheidend ist“

Dabei anzunehmen, dass jüngere Mitarbeiter schneller und besser mit der Arbeitsplatzveränderung klar kommen als ältere Arbeitnehmer ist falsch. „Wir haben festgestellt, dass es nicht eine Generationenfrage, sondern die persönliche Grundeinstellung zu Veränderungen entscheidend ist“, so Eugenia Mönning, Pressesprecherin Technology & IT bei Otto. „Moderne Arbeitswelten unterstützen Mitarbeiter dabei, die Veränderung muss jedoch in den Köpfen stattfinden“, so Mönning weiter. Und weil sich nicht nur die Arbeitsumgebungen verändern, sondern auch der Arbeitsalltag von Mitarbeitern und Führungskräften, hat Axa vor dem Umzug ins neue Gebäude nicht nur alle Mitarbeiter bei der Entwicklung der Flächen und Arbeitsplätze mit ins Boot geholt und umfangreiche Technikschulungen angeboten, sondern auch unterschiedliche Workshops durchgeführt, um die neue Arbeitsmethode fest zu verankern. Dabei ging der Konzern erstmals auch neue Wege und kreierte mit einem Spieleentwickler ein Kartenspiel: Anhand von Ereigniskarten simulierten Mitarbeiter und Führungskräfte verschiedene zukünftige Führungs- und Arbeitssituationen.

Arbeitswelten bei Axa, Otto und New Work SE

„Führungskräfte müssen die Trias Führen, Entscheiden und Zusammenarbeiten wirklich neu justieren wollen und auch vorleben. Das heißt, weg von der Anweisungshierarchie hin zur Verantwortungshierarchie. Das ist in etablierten Unternehmen allerdings ein mehrjähriges Projekt“, weiß Nieswandt. „Es reicht nicht, moderne Büroflächen zu schaffen und neueste Technik zur Verfügung zu stellen. Eine Vertrauenskultur erreichen Unternehmen nur, wenn die Kulturveränderung bei den Führungskräften ansetzt und diese mit Vorbildfunktion vorangehen“, weiß auch Mönning. „Bei uns findet die Begegnung zwischen Mitarbeiter und Führungskraft auf Augenhöhe statt. Denn unser Ansatz ist, unseren Mitarbeitern die Flexibilität zu geben die sie brauchen, um ihr Privat- und Jobleben bestmöglich zusammenzubringen. Dabei sind zufriedene Mitarbeiter unser Ziel, denn die bleiben dem Unternehmen entsprechend treu“, so Daniela Menzel, Manager Corporate Communications bei New Work SE.

Dass das bei Mitarbeitern positiv ankommt, zeigen die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragungen. Bei Axa ist der Unterschied zwischen den Standorten deutlich sichtbar. In Hamburg, der erste Standort, der das neue Arbeitskonzept umsetzte, war die Zufriedenheit entsprechend deutlich höher als an anderen Konzernstandorten. Daher plant das Unternehmen, bis 2020 alle Standorte nach diesem Prinzip umgebaut zu haben. Ob und wie die Mitarbeiter bei Otto mit ihren neuen Arbeitsbedingungen klar kommen, fragt der Konzern seit Start von „Future Work“ im Dezember 2017 regelmäßig per Mitarbeiterbefragung ab. Die Mitarbeiter können ihr Feedback allerdings auch jederzeit im Intranet kommunizieren oder direkt ans Future Work-Projektteam schicken. New Work SE geht da noch einen Schritt weiter und holt wöchentlich mit dem Tool „Mood-O-Meter“ das Mitarbeiterfeedback ein.