In unserer schnelllebigen Zeit nimmt das Thema Zeitmanagement eine zunehmend wichtige Rolle ein. Der Zweck dahinter: Mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Beruf und Privatleben. Doch, brauchen wir wirklich mehr Zeit?
Ein Gastbeitrag von Patrick Kiurina
Als Zeitmanagement wird das systematische und disziplinierte Planen Ihrer Zeit bezeichnet. Der Zweck dahinter liegt darin, mehr Zeit für die wichtigen Dinge in Ihrem Berufs- und Privatleben zu haben. Mit einem gezielten Zeitmanagement erhalten Sie gefühlt mehr Zeit. Allerdings geht es dabei nicht darum, durch die Planung mehr Zeit für die Arbeit hervorzubringen, so dass Sie beispielsweise in eine achtstündige Arbeitsschicht, die Arbeit von 12 Stunden hineinquetschen. Vielmehr geht es darum, durch Zeitmanagement mehr Raum zu schaffen für Erholung, um neue Energie zu tanken oder für andere Vorhaben die Ihnen wichtig sind. Es geht darum, insgesamt ein ausgeglicheneres und glücklicheres Leben zu führen.
Zeit lässt sich nicht managen
Wenn man es genau nimmt, ist der Ausdruck Zeitmanagement falsch und somit ein verfehlter Begriff. Dieser suggeriert nämlich, dass sich die Zeit managen lässt. Weil die Ressource Zeit aber eine Konstante ist und jedem Menschen täglich “nur” 24 Stunden zur Verfügung stehen, lässt sie sich eben nicht managen.
Möglich ist aber, sich selbst zu managen. Das bedeutet sich also so zu organisieren, um in der begrenzten Zeit möglichst viel zu erreichen. Daher wären Begriffe wie Selbstmanagement oder persönliche Produktivität durchaus treffender. Allerdings möchte ich im Folgenden dennoch beim gebräuchlichen Terminus “Zeitmanagement” bleiben.
Zeitmanagement-Strategien
Mittlerweile gibt es zahlreiche Strategien und Hilfestellungen zu einem effektiven Zeitmanagement. Zu den üblichen Strategien gehört es, die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit abzuarbeiten, große Aufgaben in kleine Teilaufgaben aufzuspalten und bestimmte Aufgaben an andere abzugeben.
Zum Beispiel gibt es die 40-30-20-10-Regel – eine simple Methode aus dem Zeitmanagement, um Aufgaben zu priorisieren und ihnen angemessen viel Zeit zu widmen. Konkret äußert sich das Ganze folgendermaßen: 40 Prozent Ihrer verfügbaren Zeit widmen Sie der Aufgabe mit der höchsten Priorität. 30 Prozent bekommt die zweitwichtigste Aufgabe. 20 Prozent der Zeit die Aufgabe mit der Priorität drei. Die übrigen zehn Prozent entfallen auf die restlichen Aufgaben. Der Haken an dieser Zeitmanagement-Methode ist allerdings, dass sie nur von maximal drei wirklich wichtigen Aufgaben am Tag ausgeht – was in der Praxis nicht immer zutrifft.
Eine weitere Strategie ist die 50 Prozent-Regel. Hier ist zunächst die schriftliche Planung wichtig, da Zeitpläne die nur im Kopf existieren, schnell wieder verworfen werden. Außerdem dürfen die Zeitpläne nicht zu eng kalkuliert werden. Denn nach der 50 Prozent-Regel sollen 50 Prozent der Zeit verplant werden und 50 Prozent für unvorhergesehene Dinge freigehalten werden. Dadurch kann zum Beispiel ein unerwarteter Besucher Ihnen nicht einen Strich durch die Rechnung machen.
An dieser Stelle möchte ich aber davon absehen, weitere Strategien aufzulisten, da dieser sonst zu einer niemals endenden Liste führen würde. Im Großen und Ganzen sollten solche Strategien auch eher als Denkanstoß verstanden werden. Schließlich hat jeder eigene, einzigartige Zeitprobleme in seiner persönlichen und beruflichen Umgebung, die daher auch nur auf eine angemessene persönliche Weise angegangen werden können.
Brauchen Sie wirklich mehr Zeit?
Menschen, die ständig im Zeitdruck sind, wirken besonders fleißig und beschäftigt und werden innerhalb der Gesellschaft entsprechend gewürdigt. Daher gibt es durchaus Personen, die an Zeitmanagement nicht interessiert sind. Für andere wiederum ist die Vorstellung befremdlich, plötzlich mehr Zeit für sich zu haben, da sie es mittlerweile gar nicht mehr gewohnt sind. Es ist daher sinnvoll, sich vorher zu überlegen, ob Sie wirklich mehr Zeit brauchen.
Außerdem ist auch nicht jeder empfänglich für Zeitmanagement-Strategien. Ganz im Gegenteil, bei vielen regiert nämlich die Spontanität am Arbeitsplatz. In dem Fall könnte ein fester Zeitplan sogar kontraproduktive Auswirkungen haben – und gerade das soll ja durch ein Zeitmanagement verhindert werden.
