Workation klingt verlockend und wird immer öfter von Beschäftigten gefordert. Rechtlich problematisch wird es nur, wenn klare Vereinbarungen fehlen.
Bei einer Workation ist es zunächst wichtig, die Dauer festzulegen. Ist diese kürzer als vier Wochen, besteht in der Regel kein arbeitsrechtlicher Handlungsbedarf. Arbeitgeber sollten jedoch doch prüfen, ob es für Beschäftigte legal ist, im Urlaubsland zu arbeiten. Im Zweifel sind ein Aufenthaltstitel und/oder eine Arbeitserlaubnis notwendig.
Liegt der Ort der Workation innerhalb der EU, stellt das für EU-Bürger:innen aufgrund der Niederlassungsfreiheit kein Problem dar. Allerdings müssen die arbeitsrechtlichen Anforderungen wie zum Beispiel Arbeitszeit- und Pausenregelungen, Vergütungsvorschriften usw. im Urlaubsland geklärt werden. Diese müssen Arbeitgeber und Mitarbeitende nämlich einhalten.
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Möchte ein Arbeitgeber seinen Beschäftigten die Workation ermöglichen, sollte er wichtige Bedingungen vorab schriftlich festhalten. Wer hier Klarheit über die Rechte und Pflichten schafft, legt den Grundstein für das Gelingen der Workation.
Wichtiges schriftlich regeln
Grundsätzlich sollten die Bedingungen schriftlich festgehalten werden. Das kann in einer Arbeitsvertragsergänzung oder Betriebsvereinbarung erfolgen. Folgende Punkte sollten vorab geklärt werden:
- Wie müssen Arbeitsmittel transportiert und verwahrt werden, wenn sie nicht in Gebrauch sind?
- Wie werden Kosten erfasst und wer trägt welche?
- Ist eine private Nutzung der Arbeitsmittel erlaubt?
- Wie ist die Haftung geregelt?
- Wer trägt das Gehaltsrisiko?
- Wie wird die Arbeitszeit dokumentiert und gibt es Erreichbarkeits- und Arbeitszeiten?
- Existieren Bearbeitungsfristen für konkrete Aufgaben?
- Wie werden der Datenschutz und die Datensicherheit gewährleistet?
- Wie sind die Rückkehrregelungen (bei zum Beispiel technischen Störungen) gestaltet?
- Wie kann die Workation beendet werden?
Eine Besonderheit bei der Workation ist die Frage, wer das Gehaltsrisiko trägt, wenn die Arbeit aufgrund technischer Defekte oder Netz-Störungen nicht möglich ist. Im Betrieb liegt das Betriebsrisiko aufgrund technischer Defekte und Störungen – oder sonstiger von Beschäftigten nicht zu vertretener Gründe – beim Arbeitgeber (§ 615 Satz 3 BGB). Für die mobile Arbeit ist das (noch) nicht gesetzlich geregelt.
Deshalb sollten die Konsequenzen für den Fall, dass die Arbeit während der Workation nicht erledigt werden kann, ebenfalls schriftlich festgehalten werden. Diese Vereinbarung sollte auch beinhalten, ob und ab wann der Arbeitgeber in solchen Fällen die Rückkehr in den Betrieb, das Nehmen von Urlaubstagen verlangen kann oder welche Alternativen zur Verfügung stehen.
Arbeitsschutzvorschriften beachten
Der Arbeitsschutz dient der sicheren Gestaltung des Arbeitsplatzes – wo auch immer er sich befindet. Das heißt, auch bei der Workation müssen Arbeitgeber den Arbeitsschutz berücksichtigen. Sie müssen sicherstellen, dass ihre Beschäftigten keinen psychischen Belastungen sowie physischen Gefahren ausgesetzt sind. Was aufgrund der Arbeitssituation herausfordernd ist, denn theoretisch müssen Arbeitgeber die mobilen Arbeitsplätze im Ausland überprüfen – was aufgrund der Entfernung herausfordernd ist.
Sinnvoll ist daher, wenn Arbeitgeber eine Checkliste erstellen, die die Mitarbeitenden nicht nur umsetzen, sondern auch durch ihre Unterschrift bestätigen. Denn nicht nur der Arbeitgeber muss die Arbeitsschutzvorschriften beachten, sondern auch seine Beschäftigten. Daher kann er bei Verstößen – je nach Schwere und Häufigkeit des Verstoßes – den Mitarbeitenden abmahnen oder ihm gar verhaltensbedingt kündigen. Verstößt er selbst gegen Arbeitsschutzvorschriften, droht nicht nur ein Bußgeld. Beschäftigte können bei schweren, die Sicherheit beeinträchtigenden Verstößen sogar die Arbeit einstellen. Das gilt auch, wenn Arbeitgeber oder Vorgesetzte Tätigkeiten verlangen, die gegen den Arbeitsschutz verstoßen.
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