Die zeitliche und räumliche Entgrenzung der „neuen“ Arbeitswelt ist für das Arbeitsrecht der „alten” Welt eine große Herausforderung. Anpassungen sind daher dringend erforderlich.
Die Digitalisierung verändert unsere Arbeitswelt. Die Zukunft gehört digitalen Teams, die sich in virtuellen Meetings treffen. Die Folge: feste Arbeitsplätze in Unternehmen weichen digitalen Arbeitsplätzen und dem Home-Office, feste Arbeitszeiten lösen sich auf. Ist der Arbeitsort nicht mehr zwangsläufig im Unternehmen, findet die Arbeit nicht mehr Nine-to-five statt und gibt es keine Präsenzpflicht mehr, verwischt die Grenze zwischen Privat- und Berufsleben. Eine große Herausforderung für Beschäftigte. Während nämlich früher Arbeitgeber Grenzen setzten, sind sie jetzt gezwungen, sich selbst zu kontrollieren und auf sich achtzugeben.
Die zeitliche und räumliche Entgrenzung der „neuen“ Arbeitswelt ist für das Arbeitsrecht der „alten Welt“ eine große Herausforderung, denn die technischen Neuerungen ermöglichen Beschäftigten und Führungskräften, zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten. Und das betrifft zum einen die Regelungen des Heimarbeitsgesetzes, zum anderen Arbeitsschutz-, Arbeitssicherheits- und Gesundheitsschutzregelungen, die Arbeitsstättenverordnung sowie das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Dabei sieht das ArbZG nicht nur eine tägliche Höchstarbeitszeit vor, sondern auch eine zwingende Ruhezeit.
Entscheiden Beschäftigte allein, wann und wo sie tätig sind, haben Arbeitgeber keine Möglichkeit, die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten. Auch sind die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten (§16 Abs. 2 ArbZG) in diesem Zusammenhand eine große Herausforderung. Denn Unternehmen sind verpflichtet, alle Arbeitsstunden, die über einen Acht-Stunden-Tag hinausgehen, aufzuzeichnen sowie diese Dokumentation für zwei Jahre aufzubewahren. Was auch geringfügig Beschäftigte betrifft, denn auch hier sind Betriebe verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren und ebenfalls für zwei Jahre aufzubewahren.
Wie agieren Arbeitgeber rechtssicher?
Damit flexible Arbeitszeitregelungen (z.B. Arbeitszeitkonten, Vertrauensarbeitszeit etc.) nicht zum Problem werden, müssen Beschäftigte und Arbeitgeber wissen, woran sie sich zu halten haben. Erreichbarkeitsregelungen sowie das Einhalten von Anforderungen an den Arbeitsplatz im Home-bzw. Mobile-Office sind daher ratsam. Ferner sind durch diese Entwicklungen auch der Bundes- und Beschäftigtendatenschutz betroffen. Stellt ein Betrieb seinen Mitarbeitern zum Beispiel Diensthandys und -laptops zur Verfügung, und können Beschäftigte von unterwegs auf Firmenlaufwerke und Clouds zugreifen, muss gewährleistet sein, dass das mit gesetzlichen Vorgaben einhergeht. Deshalb sind Betriebe gut beraten, wenn sie mit jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter dafür eine schriftliche Regelung vereinbaren – die auch die Gerätenutzung im Fall von Kündigung und Krankheit regelt.
Existiert im Unternehmen ein Betriebsrat, muss dieser unbedingt beteiligt werden. Vor allem bei der Arbeitszeit haben Betriebsräte gemäß §87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht, an das sich Unternehmen zwingend halten müssen. Das heißt, Betriebsräte haben bezüglich Beginn und Ende der Arbeitszeit, der Verteilung auf die einzelnen Wochentage sowie der vorübergehenden Verkürzung bzw. Verlängerung der Arbeitszeit ein Mitbestimmungsrecht. Die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle ist in Betrieben mit Betriebsrat ohne diesen daher nicht möglich.
Ist die Arbeit stets und ständig dabei, ist das Risiko groß, auch stets und ständig tätig zu sein. Die Gefahr für Beschäftigte: eine langfristige Dauerbelastung. Wer rund um die Uhr E-Mails checkt sowie an Projekten und Aufgaben arbeitet, muss für sich selbst sorgen. Das heißt, nicht nur Unternehmen sollten Regelungen zum Schutz ihrer Beschäftigten aufstellen, sondern auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selber müssen sich vor einer 24/7-Belastung schützen. Sehen Unternehmen und Führungskräfte, dass eine Überforderung droht, sollten sie schnell handeln und das Gespräch mit den Betroffenen führen. Besser ist allerdings, es gar nicht erst so weit kommen zu lassen, sondern frühzeitig Trainings anzubieten, die Beschäftigte und Führungskräfte für die Selbstverantwortung sensibilisieren.
Arbeitgeber haben auch im Co-Working-Space die Gesamtverantwortung
Eine weitere Herausforderung für Unternehmen bzw. das „klassische“ Arbeitsrecht stellen Co-Working-Spaces als Arbeitsort für Beschäftigte dar. Denn auch hier sind Datenschutz sowie Arbeits- und Gesundheitsschutz von allen Beteiligten einzuhalten. Das heißt, Betriebe müssen gewährleisten können, dass im Co-Working-Space diese Arbeitsbedingungen vorhanden sind. In Unternehmen, in denen ein Betriebsrat existiert, hat dieser auch hier ein Mitbestimmungsrecht, dass vor allem das Betriebsverfassungsgesetz, was die Fragen der Ordnung (§87 Abs. 1 Nr. 1) sowie die Planung der Arbeitsplätze (§90) regelt, betrifft.
Die Arbeitsschutzvorschriften, die im Arbeitsschutzgesetz und der Arbeitsstättenverordnung geregelt werden, beinhalten, dass ein Arbeitsplatz so eingerichtet sein muss, dass Beschäftigte gefahrlos ihrer Tätigkeit nachgehen können – egal, ob im eigenen Unternehmen oder im Co-Working-Space. Im Klartext: Betriebe haben auch im Co-Working-Space die Gesamtverantwortung für die Durchführung. So müssen also dafür Sorge tragen, dass beispielsweise Brandschutzbeauftragte vorhanden sind, die Arbeitsplatzausstattung ausreichend ist (Stichwort: ergonomische Möbel), keine Gefahrenquellen existieren bzw. darauf ausreichend hingewiesen wird.
Bezüglich des Datenschutzes müssen aber nicht nur das Unternehmen und der Co-Working-Space-Anbieter die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch die Beschäftigten. Das heißt, Unternehmensunterlagen und -informationen müssen sorgfältig und vertraulich behandelt werden. In der Regel schließt das das Arbeiten in Gemeinschaftsräume und mit -drucker mit Co-Workern anderer Unternehmen aus. Und weil der Schutz der Daten vor dem Zugriff Fremder oberstes Gebot hat, müssen abschließbare Schränke, Aktenvernichter, Sichtschutzfolien usw. vorhanden sein. Einfluss darauf nehmen können Unternehmen als Mieter eines Co-Working-Spaces, wenn sie bestimmte Regelungen, die eingehalten bzw. berücksichtigt werden müssen, in den Mietvertrag aufnehmen.
Haftung bei Arbeitsunfällen
Und auch wenn Unternehmen gewisse Bedingungen über den Mietvertrag geregelt haben, ihre Arbeitsschutzpflichten können sie nicht delegieren. Das heißt, sie sind grundsätzlich dafür verantwortlich, dass der Arbeitsschutz eingehalten wird. Das betrifft ebenfalls das Home-Office, denn auch hier stehen Beschäftigte unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung.
Allerdings ist die Haftung hier nicht ganz unkompliziert. Verletzt sich ein Mitarbeiter am Schreibtisch, haftet die gesetzliche Unfallversicherung. Passiert ihm allerdings etwas auf dem Weg zur Küche oder Toilette, haftet diese nicht. Daher müssen Unternehmen auch im Home-Office den Arbeitsschutz einhalten: Büromöbel müssen die Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes erfüllen, die Bildschirmarbeitsplatzverordnung sowie die Arbeitsstättenverordnung müssen eingehalten werden. Um das gewährleisten zu können, müssen Unternehmen die benötigten Arbeitsmittel auch zur Verfügung stellen. Und beschädigt ein Beschäftigter die vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel, haftet er nur, wenn er vorsätzlich oder grob fahrlässig handelt.
Überall, nur nicht im Büro
Arbeitsrechtliche Chancen und Grenzen ortsunabhängiger Arbeitsformen
von Sabine Hockling
Die Ratgeber Verlag (1. Auflage, April 2023)
Hardcover (+ weitere), 39,90 Euro (D)
ISBN 978-3-910768-00-0
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