Das Jahr geht zu Ende, und Mitarbeitende haben immer weniger Zeit, ihren Urlaub zu nehmen. Für Arbeitgeber bietet sich jetzt die Chance, finanzielle Risiken zu begrenzen.
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Unternehmen müssen für jeden nicht genommenen Urlaubstag eines Mitarbeitenden Rückstellungen bilden. „Denn wenn der Arbeitnehmer mit Resturlaub kündigt oder ihm gekündigt werden muss, kann es sein, dass der Resturlaub ausgezahlt werden muss – im Fall der Fälle auch noch bis zu drei Jahre nach dem Ausscheiden. In solchen Fällen zahlt sich ein entsprechendes finanzielles Polster für den Arbeitgeber am Ende im wahrsten Sinne des Wortes aus“, erklären Joachim Zobel und Aribert Panzer, Fachanwälte für Arbeitsrecht bei Schultze & Braun in Nürnberg. „Allerdings können die Urlaubs-Rückstellungen die Firmenbilanz über einen langen Zeitraum negativ beeinflussen. Denn wenn sie aufgelöst werden – etwa, weil der gesamte Urlaub doch noch genommen wurde – erhöhen sie den zu versteuernden Gewinn und damit die Steuerlast des Unternehmens.“
Urlaubsverfall und Verjährung: Herausforderungen für Arbeitgeber
Urlaubsansprüche und deren Verjährung stellen Arbeitgeber vor Herausforderungen. Sie müssen sicherstellen, dass Beschäftigte ihren Urlaub tatsächlich nehmen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) verlangt, dass Arbeitgeber ihre Beschäftigten rechtzeitig und nachweisbar darauf hinweisen, dass Urlaubstage verfallen können. „Wichtig ist dabei, dass der Arbeitgeber auch nachweisen kann, dass er seine Arbeitnehmenden an ihre verbleibenden Urlaubstage und den möglichen Verfall und die Verjährung erinnert hat“, so Zobel und Panzer. „Denn nur dann verfällt der Jahresurlaub der Arbeitnehmer zum Ende des Jahres beziehungsweise zum 31. März des Folgejahres oder verjährt nach drei Jahren.“
Nach zwei BAG-Urteilen von Ende 2022 und Anfang 2023 (nähere Details siehe Kasten) müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden zusätzlich auf die Verjährung von Urlaubsansprüchen hinweisen.
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Was bedeutet „formal und rechtzeitig“?
„Die Informationspflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Arbeitnehmenden, die sogenannte Hinweisobliegenheit, ist leider aber konkret unkonkret ausgestaltet“, erläutern Zobel und Panzer. „Es ist schlichtweg unklar, was ‚formal und rechtzeitig‘ hinweisen ganz konkret heißt.“ Ein zu früher Hinweis verliert an Wirkung, ein zu später kann dazu führen, dass der Mitarbeitende den Urlaub aus betrieblichen Gründen nicht mehr nehmen kann. „Es ist daher für Arbeitgeber ratsam, das Thema Urlaub regelmäßig anzusprechen, beispielsweise alle drei Monate“, raten die Experten. „Der Vorteil bei solch einem regelmäßigen Turnus ist, dass alle informiert bleiben und das Thema und die Nerven der Beteiligten auch nicht überstrapaziert werden.“
Grundsatzentscheidungen des BAG von Ende 2022 und Anfang 2023:
Mit zwei Urteilen hat das BAG das deutsche Urlaubsrecht weiter an europäische Vorgaben angepasst. Bereits 2018 hatte der EuGH klargestellt, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden auffordern müseen, ihren Urlaub zu nehmen, und sie rechtzeitig über den drohenden Verfall informieren müssen.
Am 31. Januar 2023 entschied das BAG, dass die finanzielle Abgeltung von nicht genommenem Urlaub nach drei Jahren verjährt (Az.: 9 AZR 456/20) – allerdings nur, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wurde. „Nach Auffassung des BAG stellt die rechtliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Zäsur dar, durch die der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht mehr regelmäßig auf die Verjährung hinweisen muss“, so Zobel und Panzer. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Jahresende, in dem der Beschäftigte ausscheidet. „Nach dieser Entscheidung müssen Arbeitgeber zumindest nicht mehr befürchten, dass ausscheidende Arbeitnehmende von ihnen die Auszahlung offener Urlaubsansprüche aus einer Vielzahl an Jahren verlangen können“, betonen die Fachanwälte. „Wichtig ist allerdings weiterhin, dass Arbeitgeber beim Thema Urlaub mit größter Sorgfalt agieren.“
Das Urteil vom Januar 2023 betrifft die Abgeltung von Urlaubsansprüchen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Es ändert nichts daran, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden – basierend auf einem BAG-Urteil vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 245/19 und 9 AZR 266/20) – regelmäßig auffordern müssen, ihren Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Andernfalls verfallen oder verjähren die Ansprüche nicht. „Um bei Urlaubsansprüchen operativ und finanziell auf der sicheren Seite zu sein, müssen Arbeitgeber bei der Urlaubsplanung ihrer Arbeitnehmenden noch aktiver sein als bislang ohnehin schon – und regelmäßig das Gespräch mit ihnen suchen“, raten Zobel und Panzer.
Urlaubsplanung: Abstimmung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden
Auch langzeitkranke Beschäftigte müssen informiert werden, etwa für das Jahr, in dem die Arbeitsunfähigkeit begann. „Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Arbeitgeber die Information ihrer Arbeitnehmenden grundsätzlich schriftlich dokumentieren und sich von den Arbeitnehmenden innerhalb einer angemessenen Frist bestätigen lassen, dass sie die Information erhalten und verstanden haben“, empfehlen die Experten.
Arbeitgeber und Beschäftigte sollten gemeinsam die Urlaubswünsche besprechen und mit den betrieblichen Erfordernissen abzustimmen. „Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich austauschen, profitieren beide Seiten davon und das Thema Urlaubsplanung ist – trotz ungenauer Definition – keine unlösbare Aufgabe“, fassen Zobel und Panzer zusammen.
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