Die Verwaltung von Urlaubsansprüchen wird immer komplexer. Zwei Fachanwälte für Arbeitsrecht erklären, worauf Arbeitgeber achten sollten.
Unternehmen müssen für jeden nicht genommenen Urlaubstag eines Mitarbeitenden im laufenden Kalenderjahr Rückstellungen bilden, wenn der Urlaub ins nächste Jahr übertragen wird. „Wenn der Arbeitnehmer mit Resturlaub kündigt oder ihm gekündigt werden muss, kann es sein, dass der Resturlaub ausgezahlt werden muss – im Fall der Fälle auch noch bis zu drei Jahre nach dem Ausscheiden. In solchen Fällen zahlt sich ein entsprechendes finanzielles Polster für den Arbeitgeber am Ende im wahrsten Sinne des Wortes aus. Allerdings können die Urlaubs-Rückstellungen die Firmenbilanz über einen langen Zeitraum negativ beeinflussen. Denn wenn sie aufgelöst werden – etwa, weil der gesamte Urlaub genommen wurde – erhöhen sie den zu versteuernden Gewinn und damit die Steuerlast des Unternehmens“, erklären Joachim Zobel und Aribert Panzer, Fachanwälte für Arbeitsrecht bei Schultze & Braun.
Urlaubsansprüche: eine finanzielle und organisatorische Herausforderung
Urlaub und die Verjährung von Urlaubsansprüchen stellen Arbeitgeber vor große Aufgaben. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) verlangt, dass Arbeitgeber ihre Beschäftigten rechtzeitig und formal darauf hinweisen, wenn Urlaubstage verfallen können. „Wichtig ist dabei, dass der Arbeitgeber auch nachweisen kann, dass er seine Arbeitnehmer an ihre verbleibenden Urlaubstage und den möglichen Verfall und die Verjährung erinnert hat. Denn nur dann verfällt der Jahresurlaub der Arbeitnehmer zum Ende des Jahres beziehungsweise zum 31. März des Folgejahres oder verjährt nach drei Jahren“, betonen Zobel und Panzer.
Nach zwei BAG-Urteilen von Ende 2022 und Anfang 2023 müssen Arbeitgeber ihre Beschäftigten zusätzlich auf die Verjährung von Urlaubsansprüchen hinweisen:
Bereits 2018 stellte der Europäische Gerichtshof (EuGH) mit der EU-Arbeitszeit-Richtlinie (RL 2003/88/EG) klar, dass Arbeitgeber sicherstellen müssen, dass ihre Mitarbeitenden ihren bezahlten Jahresurlaub nehmen können. Sie sind verpflichtet, die Beschäftigten rechtzeitig und klar aufzufordern, den Urlaub zu nehmen, und sie über den Verfall nicht genommener Tage zu informieren (sogenannte Mitwirkungsobliegenheit).
Am 31. Januar 2023 entschied das BAG, dass die finanzielle Abgeltung von nicht genommenem Urlaub nach drei Jahren verjährt (Az. 9 AZR 456/20) – allerdings nur, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wurde. „Nach Auffassung des BAG stellt die rechtliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Zäsur dar, durch die der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht mehr regelmäßig auf die Verjährung hinweisen muss“, erläutern Zobel und Panzer. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Jahresende, in dem der Beschäftigte ausscheidet. „Nach dieser Entscheidung müssen Arbeitgeber zumindest nicht mehr befürchten, dass ausscheidende Arbeitnehmer von ihnen die Auszahlung offener Urlaubsansprüche aus einer Vielzahl an Jahren verlangen können“, so die Experten. „Wichtig ist allerdings weiterhin, dass Arbeitgeber beim Thema Urlaub mit größter Sorgfalt agieren.“
Das Urteil von Januar 2023 betrifft ausschließlich die finanzielle Abgeltung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Es ändert nichts daran, dass Arbeitgeber ihre Beschäftigten weiterhin regelmäßig auffordern müssen, den Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Andernfalls verfallen oder verjähren die Ansprüche nicht. „Um bei Urlaubsansprüchen operativ und finanziell auf der sicheren Seite zu sein, müssen Arbeitgeber bei der Urlaubsplanung ihrer Mitarbeitenden noch aktiver sein als bislang ohnehin schon – und regelmäßig das Gespräch mit ihnen suchen“, raten Zobel und Panzer.
Was bedeutet „formal und rechtzeitig“?
„Die Informations-Pflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Arbeitnehmern, die sogenannte Hinweisobliegenheit, ist leider aber konkret unkonkret ausgestaltet“, erklären Zobel und Panzer. „Es ist schlichtweg unklar, was ‚formal und rechtzeitig‘ hinweisen ganz konkret heißt.“ Das erschwert die Frage, wann Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden an den Urlaub erinnern sollten. Ein zu früher Hinweis verliert an Wirkung, ein zu später kann dazu führen, dass der Urlaub aus betrieblichen Gründen nicht mehr genommen werden kann. „Es ist daher für Arbeitgeber ratsam, das Thema Urlaub regelmäßig anzusprechen, beispielsweise alle drei Monate. Der Vorteil bei solch einem regelmäßigen Turnus ist, dass alle informiert bleiben und das Thema und die Nerven der Beteiligten auch nicht überstrapaziert werden“, empfehlen die Fachanwälte.
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Auch langzeiterkrankte Mitarbeitende müssen informiert werden, insbesondere für das Jahr, in dem die Arbeitsunfähigkeit begann. „Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Arbeitgeber die Information ihrer Arbeitnehmer grundsätzlich schriftlich dokumentieren und sich von den Arbeitnehmern innerhalb einer angemessenen Frist bestätigen lassen, dass sie die Information erhalten und verstanden haben“, raten die Experten.
Arbeitgeber und Beschäftigte sollten Urlaubswünsche frühzeitig besprechen und mit betrieblichen Erfordernissen abstimmen. „Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich austauschen, profitieren beide Seiten davon und das Thema Urlaubsplanung ist – trotz ungenauer Definition – keine unlösbare Aufgabe“, fassen Zobel und Panzer zusammen.
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