Was darf in der Personalakte stehen?

Unterlagenstapel

Personalakten enthalten persönliche und sensible Informationen von Mitarbeitenden. Doch was genau steht in einer Personalakte? Und was darf sie auf keinen Fall enthalten?

Unternehmen dürfen nicht ohne weiteres beliebig Informationen in der Personalakte eines Mitarbeitenden sammeln. Vielmehr müssen sie sich auf solche Daten beschränken, die einen engen Bezug zu dem konkreten Arbeitsverhältnis haben. Deshalb beinhalten Personalakten in der Regel alle Informationen zum Vertragsverhältnis. Dazu gehören der Arbeitsvertrag, die Bewerbungsunterlagen, spätere Änderungen des Vertrages, Zeugnisse sowie Belege zu Fortbildungsveranstaltungen. Aber auch Lohn- und Gehaltsbescheinigungen, Krankheits- und Urlaubszeiten sowie Freistellungen werden in der Personalakte festgehalten. Brisante Inhalte wie Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, Einschätzungen des Arbeitgebers wie Beurteilungen und Bewertungen sowie Abmahnungen kann die Personalakte ebenfalls enthalten.

Vorwürfe hingegen, die später nicht bewiesen werden konnten, gehören nicht in die Personalakte. Besteht beispielsweise gegen einen Mitarbeitenden ein Diebstahlvorwurf, und kann dieser nicht bewiesen werden, darf das Unternehmen den Verdacht auf diese Straftat nicht in der Personalakte vermerken. Deshalb sollten Beschäftigte in solchen Fällen unbedingt auf einen Blick in ihre Personalakte bestehen.

Personalakten werden nicht automatisch gelöscht

Und weil Personalakten vertrauliche Informationen enthalten, dürfen sie auf keinen Fall allgemein zugänglich sein, sondern müssen sorgfältig aufbewahrt werden. Deshalb muss der Kreis der mit Personalakten befassten Beschäftigten möglichst eng gehalten werden. Enthält eine Personalakte besonders sensible Daten über den körperlichen, geistigen und seelischen Gesundheitszustand sowie allgemeine Aussagen über die Persönlichkeit eines Mitarbeitenden, bedarf die Personalakte sogar des verstärkten Schutzes.

Ist ein Anstellungsverhältnis beendet, wird eine Personalakte nicht automatisch und sofort gelöscht. Unternehmen dürfen die Akten allerdings nur so lange aufbewahren, wie es für berechtigte Verwendungszwecke – insbesondere zur Abwendung von Rechtsansprüchen des ausgeschiedenen Beschäftigten – notwendig erscheint. Besteht auf Grund der gesetzlichen Verjährungsfrist keine Notwendigkeit mehr zur Aufbewahrung, müssen Unternehmen die Personalunterlagen unverzüglich vernichten.

 

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Sabine Hockling

Seit vielen Jahren ist die Journalistin und SPIEGEL-Bestsellerautorin mit ihrem Redaktionsbüro Die Ratgeber u.a. für die Medien ZEIT ONLINE, ZEIT Spezial, SPIEGEL ONLINE tätig. Ihre Themen reichen dabei von Arbeitsrecht, Digitalsieurng bis zu Management und Transformation. Als Autorin, Herausgeberin und Ghostwriterin veröffentlicht sie regelmäßig Sachbücher.