Personalakten enthalten sensible Daten der Mitarbeitenden. Doch welche Informationen dürfen hinein – und welche nicht?
Unternehmen dürfen nicht beliebig Daten sammeln. Sie müssen sich auf Informationen beschränken, die direkt mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängen. In der Regel umfasst die Akte den Arbeitsvertrag, Bewerbungsunterlagen, Vertragsänderungen, Zeugnisse und Nachweise über Fortbildungen. Auch Lohn- und Gehaltsbescheinigungen, Krankheits- und Urlaubszeiten sowie Freistellungen gehören dazu. Brisante Inhalte wie Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, Beurteilungen, Bewertungen und Abmahnungen können ebenfalls Teil der Personalakte sein.
Vertrauchlichkeit und Aufbewahrung
Unbewiesene Vorwürfe haben dort jedoch keinen Platz. Wird einem Mitarbeitenden etwa Diebstahl vorgeworfen, ohne dass sich der Verdacht erhärtet, darf das Unternehmen dies nicht vermerken. In solchen Fällen sollten Beschäftigte Einsicht in ihre Personalakte verlangen.
Weil Personalakten sensible Informationen enthalten, müssen Unternehmen sie streng vertraulich behandeln. Nur ein kleiner, klar definierter Kreis von Mitarbeitenden darf darauf zugreifen. Enthält die Personalakte besonders schützenswerte Daten – etwa Angaben zur Gesundheit oder Persönlichkeit – ist noch größere Diskretion geboten.
- Personalakte: Einblick ohne Anwalt
- Arbeitsvertrag: Drum prüfe, wer sich ewig bindet
- Private Kommunikation ist geschützt
Nach Ende des Arbeitsverhältnisses werden Personalakten nicht automatisch gelöscht. Unternehmen dürfen sie nur so lange aufbewahren, wie es für berechtigte Zwecke nötig ist, etwa um Rechtsansprüche abzuwehren. Sobald die gesetzliche Verjährungsfrist abgelaufen ist, müssen sie die Unterlagen unverzüglich vernichten.
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