Digitalisierung trifft auf Verwaltung

Personen vor Whiteboard

Der DigitalService gestaltet mit seinen Fellowship-Programmen Work4Germany und Tech4Germany die Digitalisierung der deutschen Verwaltung. Für ein digitales Deutschland treffen Mitarbeitende aus Bundesministerien und Bundesbehörden auf Expert:innen der Privatwirtschaft.

Bei den Fellowship-Programmen Work4Germany und Tech4Germany des DigitalServices arbeiten Mitarbeitende aus der freien Wirtschaft mit Angestellten aus der Verwaltung gemeinsam an konkreten Digitalvorhaben der Bundesverwaltung. Das Ziel: Die Vorteile von nutzerzentrierten und agilen Arbeitsweisen in konkreten Digitalprojekten erfahrbar machen. Verwaltungsangestellte, die für ein digitales Portal oder einen digitalen Service zuständig sind, das für den Bund entwickeln oder weiterentwickeln sollen, können sich damit – und mit einem Motivationsschreiben – bei den Programmen bewerben.

Im Programm Tech4Germany geht es darum, ein Digitalvorhaben prototypisch umzusetzen. Unterstützung bei der Prototypisierung erhalten sie dabei von Expert:innen aus den Bereichen Design, Product und Softwareentwicklung. Bei Work4Germany werden agile und nutzerzentrierte Methoden aus der Privatwirtschaft mit Unterstützung von erfahrenen Transformationsexpert:innen auf den Verwaltungskontext angewandt, um Projektabläufe zu verbessern. Dabei läuft das Programm Tech4Germany drei und Work4Germany sechs Monate. Die unterschiedlichen Laufzeiten erklären sich durch die verschiedenen Ziele beider Programme.

Das Erkennen von Veränderungspotentialen braucht Zeit

Bei Tech4Germany, das durch die Methode „Google Design Sprint“ sehr durchstrukturiert abläuft, erkunden die Teilnehmenden zuerst den Problem-Raum: Über User-Analysen und Umfeld-Gespräche hinterfragen sie, wo in einem Projekt die Knackpunkte liegen. Nach einem Brainstorming zu möglichen Lösungsideen wird gemeinsam festgelegt, welche der Ideen umgesetzt werden. Weil eine Onboarding-Woche vorher und eine Dokumentationswoche hinterher sich als sinnvoll erwiesen haben, wurde das Programm mittlerweile auf 12 Wochen erweitert. Länger soll es allerdings nicht laufen. Denn gerade der Zeitdruck hilft, schnell Entscheidungen zu fällen, Entwicklungen zu testen, zu iterieren und gegebenenfalls auch noch einmal neu zu denken. Ein Ansatz, der in der Verwaltung neu ist.


Deutschland hängt bei der Verwaltungsdigitalisierung im internationalen Vergleich weit zurück. Um daran etwas zu ändern, kaufte der Bund im Oktober 2020 das Start-up DigitalService. Ein bisher einzigartiger Weg – auch international. Diese spannende Reise begleiten wir ab Mai 2022 für die kommenden sechs Monate.


Während bei Tech4Germany jedes Jahr rund acht Teams mit je sechs Teilnehmenden den Freiraum erhalten, neue Softwareentwicklung außerhalb der Verwaltung zu entwickeln, werden die Work4Germany-Fellows direkt in die Referatsteams oder Stabstellen der Ministerien integriert – um dort direkt Veränderungen anzustoßen. Und weil das Erkennen von Veränderungspotentialen sowie ein Gespür für die Ministerien und deren Gepflogenheiten zu bekommen Zeit braucht, läuft das Programm länger. Schließlich ist das Arbeitsumfeld in öffentlichen Verwaltungen anders als das, was viele Mitarbeitende aus der freien Wirtschaft kennen.

Einen Schritt zurückgehen und sich auf den Prozess einlassen

Primär geht es bei den Programmen um Wissenstransfer und Kompetenzaufbau. Das heißt, der Prozess, die Erfahrungen und Erkenntnisse sind wichtiger als das Endergebnis. Daher sind die Projekte eigentlich “nur” das Arbeitsvehikel. Wichtiger ist, die Teilnehmenden dabei zu unterstützen, anders arbeiten zu wollen, sowie die Potenziale und Handlungsmöglichkeiten zu erkennen, die sie selbst (noch) nicht ausschöpfen.

Dabei gelten die Programme als erfolgreich abgeschlossen, wenn die Ministerien und die teilnehmenden Teams ihre Herausforderungen besser verstanden haben, und die in den Fellowships angewendeten Methoden und Formate danach weiterführen. Viele kommen mit einem konkreten Problem und haben bereits eine vorgedachte Lösung. Ein großer Erfolg ist, wenn sie im Programm einen Schritt zurückgehen, sich auf den Prozess einlassen und am Ende einen digitalen Prototypen oder ein klares Prozessverständnis entwickelt haben. So nämlich erhalten Projekte in der Regel hausintern eine höhere Priorität – und kommen teilweise schneller in die Umsetzung.

Kreativ auf Lösungssuche gehen

„Sehr viel passiert in den Köpfen der Menschen. Wir hatten neulich ein Team hier, das 2019 bei Tech4Germany mitgemacht hat. Die Referatsleiterin erzählte, dass sich damals bei ihr im Kopf alles neu verbunden hat. Auslöser war, wie wir über den Umgang mit Risiken und Fehlern gesprochen haben. Denn das ist in öffentlichen Verwaltungen grundlegend anders als in der freien Wirtschaft. Im Programm erlebte sie das erste Mal, dass nicht kritisiert und ein Verantwortlicher gesucht, sondern positiv und kreativ auf Lösungssuche gegangen wurde. Seitdem gehen sie in dem Referat mit dem Scheitern anders um“, so Christina Lang, CEO vom DigitalService. Eine wichtige Entwicklung, denn die Beschäftigten, die einmal an den Programmen teilgenommen haben (und das sind mittlerweile gut 160 Verwaltungsangestellte), bleiben in der Regel ihr gesamtes Berufsleben im Staatsdienst. Fallen die anschließend nicht in alte Muster und Rollen zurück, ist das Programm nachhaltig erfolgreich. Damit das nicht passiert, unterstützt der DigitalService Verwaltungsangestellte nach den Programmen durch Netzwerkarbeit und Community-Formate.

Dass notwendige Veränderungen sehr stark aus der Arbeitsebene heraus erfolgen, hat auch das Bundesministerium der Justiz verstanden und nimmt in diesem Jahr mit zwei Projekten an dem Fellowship-Programm Work4Germany teil. „Im Koalitionsvertrag haben wir uns vorgenommen, die Verwaltung agiler und digitaler zu machen und vermehrt auf interdisziplinäre und kreative Problemlösungen zu setzen. Bei uns im Ministerium fangen wir damit gleich an: Mit dem Work4Germany-Fellowship wollen wir bei uns Potenziale für Veränderung identifizieren und neue Wege gehen, um die Digitalisierung auch bei uns im Haus voranzubringen“, so Bundesjustizminister Dr. Marco Buschmann.

Frustration ist Teil des Prozesses

Die Verwaltungsangestellten haben verstanden, wohin die Veränderung gehen muss. Was ihnen unter anderem fehlt ist der notwendige Freiraum, diese Veränderung zu leben. Diesen Freiraum sowie eine methodische Unterstützung von außen erhalten sie durch die Programme. Auch ist es in der Regel leichter, wenn externe Expert:innen sagen, dass etwas wichtig und richtig ist. Außerdem können sie Dinge ansprechen, die intern sonst so nicht gesagt werden – weil es in öffentlichen Verwaltungen noch immer sehr hierarchisch ist. Damit es zwischen Fellow und Team aber nicht zu Spannungen kommt, sensibilisiert der DigitalService alle Programm-Teilnehmenden in der Einführungswoche für die kulturellen Unterschiede und die Wirklogik der Programme. Denn Frustration ist Teil des Prozesses: Sie erleben, was die Hürden für eine innovativere Arbeitskultur und agilere Softwareentwicklung sind. Denn nicht alle können kurzfristig durch neue Arbeitsweisen, Agilität und Iterationen gelöst werden. „Entziehen sich die Fellows und Teams diesen Reibungen nicht, und gehen sie vielleicht auch mal in den Konflikt und diskutieren aus, wo man verschiedener Meinung ist und weshalb, trägt es meistens dazu bei, entscheidend voranzukommen“, weiß Lang.

Dabei gibt es in jedem Jahrgang Teams, die besser laufen, und welche, die schlechter funktionieren. „Wir hatten im ersten Jahrgang eine Konstellation, wo wir nach vier der sechs Monate sagen mussten: Das Verständnis davon, wie Veränderung gelingen kann, ist zu unterschiedlich. Die Tandem-Partner:innen sagten zwar, dass das fachlich ein sehr wertvoller Austausch war, allerdings auch zu anstrengend, um weiterzumachen. Dann muss man den Mut finden, dieses Team voneinander zu trennen. In den meisten Fällen verflüchtigen sich Dissonanzen aber. Denn wir investieren sehr viel Zeit im Vorfeld, um die Tandem-Partner, die Fellows, die Projekte sowie deren Motivation zu verstehen. Wir machen ein Matching, indem wir zum einen die methodische Eignung checken, aber auch überlegen, wie das Team harmonieren wird. Dabei unterstützt uns eine Jury, die aus Personen aus der Zivilgesellschaft, der Verwaltung und uns besteht“, so Lang.

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Sabine Hockling

Seit vielen Jahren ist die Journalistin und SPIEGEL-Bestsellerautorin mit ihrem Redaktionsbüro Die Ratgeber u.a. für die Medien ZEIT ONLINE, ZEIT Spezial, SPIEGEL ONLINE tätig. Ihre Themen reichen dabei von Arbeitsrecht, Digitalisierung bis zu Management und Transformation. Als Autorin, Herausgeberin und Ghostwriterin veröffentlicht sie regelmäßig Sachbücher.