Teamwork for Germany

Deutschlandfahne im Wind

Stephan Naundorf vom Bundesministerium der Justiz und der Organisationsdesigner Tobias von Knobelsdorff treten gemeinsam bei Work4Germany an. Ihr Ziel: In sechs Monaten neue Kollaborationsformate für die ressortübergreifende Zusammenarbeit in der Rechtssetzung entwickeln.

Stephan Naundorf arbeitete von 2006 bis 2022 im Bundeskanzleramt in der „Geschäftsstelle Bürokratieabbau“. Zum 1. Mai 2022 wechselt er mit seinem Referat zum Bundesministerium der Justiz, um dort die Umsetzung des Regierungsprogramms „Bessere Rechtsetzung und Bürokratieabbau“ zu koordinieren. Das Ziel: Die Arbeitsweise der Bundesregierung bei der Entwicklung von Regelungsentwürfen kontinuierlich so weiterentwickeln, dass Regelungen noch praxistauglicher, wirksamer und nutzerorientierter gestaltet werden.

Gemeinsam mit dem Fellow Tobias von Knobelsdorff wird das Referat mit dem Programm Work4Germany neue Kollaborationsformate für die ressortübergreifende Zusammenarbeit in der Rechtssetzung pilotieren und verstetigen. Zudem möchte das Team agile Arbeitsweisen für die referatsinterne sowie ressortübergreifende Arbeit mit Kooperationspartner:innen im Bund und der Länderebene vertiefen.

 

„Der Bewerbungsprozess war für uns ein Prozess der Selbsterkenntnis“

Stephan NaundorfWir sind der Wandel: In welchem Ministerium sind Sie tätig?

Stephan Naundorf: Ich bin seit dem 1. Mai für das Bundesministerium der Justiz in der dort neu gegründeten Abteilung für bessere Rechtsetzung, digitale Gesellschaft und Innovation tätig. Wir als Referat bringen dabei unsere Aufgabe mit: Wir werden zukünftig dafür sorgen, dass die Bundesregierung „gute“ Gesetze macht. Gut im Sinne von einfachen, verständlichen und wirksamen Gesetzen. Denn gute Gesetze sind Gesetze, die Betroffenen klar machen, was Gesetze von ihnen verlangen. Sie sind dabei verständlich formuliert und tatsächlich auch wirksam. Sie erreichen ihr Ziel.

Wir sind der Wandel: Wie haben Sie vom Programm erfahren?

Naundorf: Unser Referat versteht sich als einer der Innovationstreiber in der Bundesregierung. Daher haben wir die Arbeit des DigitalService mit seinem Programm Work4Germany von Anfang an sehr bewusst wahrgenommen und stets den Kontakt gehalten. Wir freuen uns, dass wir dieses Jahr an der dritten Runde mit einem Projekt teilnehmen können.

Wir sind der Wandel: Wie sah der Bewerbungsprozess aus?

Naundorf: Der Bewerbungsprozess von Work4Germany ist sehr gut strukturiert und vorbereitet. Das bedeutete für uns als Referat, dass wir uns erst einmal klar werden mussten, was wir vom Fellow erwarten, welche Art von Unterstützung wir geben und für welches Projekt wir die Unterstützung gut gebrauchen können. Man kann sagen, dass der Bewerbungsprozess für uns ein Prozess der Selbsterkenntnis war.

Dieser Prozess dauerte dann auch etwa sechs bis acht Wochen, in denen wir intensiv beraten haben, wo wir uns eine Unterstützung vorstellen können, und wie man das in einem Projekt formulieren kann. Denn das eine ist das diffuse Gefühl: Hier können wir neue Impulse und zusätzliche Kompetenzen gut gebrauchen. Aus diesem diffusen Gefühl ein konkretes Projekt zu machen, ist das andere.

Wir sind der Wandel: Was ist Ihre Motivation?

Naundorf: Bevor ich in den öffentlichen Dienst kam, war ich zehn Jahre in der Privatwirtschaft tätig. Daher kenne ich beide Seiten und kann sagen, die stereotype Meinung, die viele über öffentliche Verwaltungen haben, stimmt nicht. Meiner Meinung nach gibt es ein fundamentales Kommunikationsproblem zwischen der öffentlichen Verwaltung auf der einen und Bürger:innen, Wirtschaft und Zivilgesellschaft auf der anderen Seite.

Öffentliche Verwaltungen in Deutschland sind so geprägt, dass sie sehr streng zwischen Sachverhalt und Rechtsfolge (Ergebnis) unterscheiden. Bürger:innen hingegen erwarten bei ihren Anliegen ein bestimmtes Ergebnis. Verwaltungen fragen aber zuerst nach dem Sachverhalt, um daraus dann das Ergebnis abzuleiten. Meiner Meinung nach ist das das fundamentale Problem: Es gelingt uns als öffentliche Verwaltung nicht zu vermitteln, dass wir das Ergebnis weder ignorieren noch wenig schätzen. Unser Weg zum Ergebnis erfolgt ausschließlich über den Sachverhalt und die dazugehörende Rechtsgrundlage. Das zeichnet öffentliche Verwaltung in Deutschland auch aus. Denn das grenzt ab von Willkür. Meiner Meinung nach sollte die Verwaltung transparenter sein und stärker kommunizieren, wie sie arbeitet.

Wir sind der Wandel-NewsletterDabei setzen Verwaltungen „lediglich“ Gesetze um. Deshalb ist es auch so wichtig, dass Gesetze gut sind, damit eben alle Beteiligten wissen, was sie davon zu erwarten haben. Es kann nicht sein, dass zum Beispiel 90 Prozent der Antragsstellenden abgelehnt werden. Wenn so viele Leute denken, dass sie eine Verwaltungsleistung in Anspruch nehmen können, sie aber eigentlich nicht geeignet sind, dann mangelt es an Verständlichkeit. Das stellt etwas in Aussicht, was nicht eingelöst wird – ein Beispiel für schlechtes Recht. Kulturell ist das Subordinationsprinzip, das bis heute das Verwaltungsrecht prägt, nicht mehr zeitgemäß. Dieser Wandel ist im Verwaltungsrecht allerdings noch nicht angekommen.

Wichtig ist hier zu unterscheiden zwischen Ministerialverwaltung und Gesetzgebung auf der einen und das Bürger- oder Gewerbeamt auf der anderen Seite. Trotzdem gilt für beide Bereiche, dass wir bei Bedarf schnell handeln können: Bei der Gesetzgebung gibt es seit den 1970er-Jahren in jeder Legislaturperiode Gesetzgebungsvorhaben, die innerhalb weniger Tage realisiert wurden. Dass das möglich ist, ist eine Stärke unseres Systems. Eine weitere Stärke ist, dass nicht irgendjemand irgendwo allein im stillen Kämmerlein eine Entscheidung trifft. Wird beispielsweise eine Baugenehmigung erteilt, wurde dieses Bauvorhaben vorab aus sehr unterschiedlichen Perspektiven begutachtet. Genauso ist es, wenn wir einen Gesetzesentwurf vorlegen. Der wurde ebenfalls vorab aus sehr unterschiedlichen Perspektiven geprüft. Und das darf, wenn wir Zeit haben, auch mal etwas dauern. Denn wir sprechen vorher mit denen, die von diesem Gesetzesentwurf betroffen sind.

Wir sind der Wandel: Welches Learning erwarten Sie von dem Programm?

Naundorf: Aufgrund unserer gemischten Kompetenzen und Erfahrungen im Team machen wir vieles schon ganz gut. Wir wenden die Grundaspekte des agilen Projektmanagements an, sind aber keine Methodenexperten. Deswegen ist es gut, dass wir jetzt jemanden ins Team aufnehmen können, der uns dabei als Experte unterstützt.

Wir sind der Wandel: Was wäre das Schlimmste, was passieren kann?

Naundorf: Das Schlimmste wäre, wenn wir am Ende frustriert auseinandergehen und sagen, wir verstehen den Fellow nicht, und er uns nicht. Wenn die Projekte, die wir uns überlegt haben, nicht funktionieren. Das wäre frustrierend. Aber selbst das wäre eine Lernerfahrung für das nächste Mal.

Wir sind der Wandel: Wie bereiten Sie sich auf das Programm vor?

Naundorf: Durch die Diskussionen im Referat und den Bewerbungsprozess bin ich fachlich sehr gut vorbereitet. Wie unsere Arbeit konkret gestaltet wird, erfahren und entscheiden wir ab dem 2. Mai in der Einführungswoche.

Wir sind der Wandel: Wie wichtig ist Ihnen, dass Sie mit Ihrem Tandem-Partner menschlich auf einer Wellenlänge sind?

Naundorf: Das finde ich wichtig. Ich habe aber auch das Vertrauen, dass das mit uns gut funktioniert. Unser Referat besteht aus einem gemischten Team mit unterschiedlichen Charakteren, die verschiedene Stärken und Schwächen mitbringen. Wir gehen sehr wertschätzend und konstruktiv miteinander um, sind vorwärtsgewandt und verfügen alle über eine hohe intrinsische Motivation.

Wir sind der Wandel: Welches Ziel wollen Sie erreichen?

Naundorf: Im Koalitionsvertrag steht, dass diese Bundesregierung zu neuen Formen der Zusammenarbeit finden möchte. Dazu wollen wir unseren Beitrag leisten. Wir wissen, das gutes Recht nicht im stillen Kämmerlein entsteht, sondern in Zusammenarbeit mit den Betroffenen. Diesen Anspruch möchten wir erlebbar machen. Nicht nur, weil es zu besserem Recht führt (so unsere fachliche Überzeugung). Sondern, weil es auch dazu führt, dass die Demokratieskepsis wieder abnimmt und das Vertrauen in Staat und Verwaltung wieder wächst.

Mein fachliches Ziel ist daher, dass wir als Team mit unseren Kooperationspartner:innen wie die Ressorts, den Landesregierungen, der Zivilgesellschaft und der Wissenschaft zu einer weiterentwickelten Form der Zusammenarbeit kommen. Das wir mit den Methoden der Zusammenarbeit auf der Höhe der Zeit sind; und dabei bewusster auswählen können, wie wir bestimmte Formen der Zusammenarbeit gestalten wollen. Persönlich möchte ich erreichen, dass Bürger:innen das Recht in Deutschland Wert schätzen. Unser Anspruch sollte daher sein, Vorschriften zu entwerfen, die Menschen mögen und gerne benutzen.


Deutschland hängt bei der Verwaltungsdigitalisierung im internationalen Vergleich weit zurück. Um daran etwas zu ändern, kaufte der Bund im Oktober 2020 das Start-up DigitalService. Ein bisher einzigartiger Weg – auch international. Diese spannende Reise begleiten wir ab Mai 2022 für die kommenden sechs Monate.


„Mein persönliches Ziel ist, viel über die öffentliche Verwaltung mit ihren Strukturen sowie Arbeitsmethoden zu erfahren“

Tobias von KnobelsdorffTobias von Knobelsdorff ist als Organisationsdesigner bei zero360, einer Transformationsberatung aus Berlin, tätig. Hier begleitet er seit über zweieinhalb Jahren ein Großunternehmen aus der Pharmabranche und deren Belegschaft beim Transformationsprozess, wofür er ein Trainings- und Ausbildungskonzept entwickelt hat. Er unterstützt die Transformationsteams beim Aufsetzen der neuen Strukturen und coacht sie, damit sie sich in den neuen Strukturen zurechtfinden und diese weiterentwickeln.

Aufgrund seiner beruflichen Erfahrungen weiß er, dass Transformationen auf unterschiedlichen Ebenen herausfordernd sind. Daher wird es in den sechs Monaten sicher nicht immer so ablaufen, wie er es sich im Vorfeld vorgestellt hat. Aufgrund seiner aktuellen Tätigkeit wird das Einarbeiten in neue Thematiken leichter für ihn zugänglich sein – er wird sicher aber an anderen Stellen seine Schmerzpunkte haben.

Wir sind der Wandel: Wie hat Ihr Arbeitgeber reagiert als Sie ihm mitteilten, dass Sie für das Programm sechs Monate in Ihrem Job pausieren wollen?

Tobias von Knobelsdorff: Für kleinere Unternehmen ist es schwerer zu kompensieren, wenn ein Beschäftigter kurzfristig für sechs Monate aussteigt. Denn eine wirklich lange Vorlaufzeit liegt zwischen Zusage und Start des Programms nicht. Dennoch musste ich keine Überzeugungsarbeit leisten. Sowohl mein Arbeitgeber als auch meine Kolleg:innen haben sehr positiv reagiert und mich von Anfang an unterstützt – obwohl meine Teilnahme für alle einen Mehraufwand bedeuten wird.

Wir sind der Wandel: Was ist Ihre Motivation?

von Knobelsdorff: Ich habe meinen Bachelor in Sozial- und Politikwissenschaften gemacht und schon früh das Interesse an Zusammenhängen in Verwaltungen gehabt. Als ich angefangen habe, mich mit agilen Arbeits- und Design Thinking-Methoden zu beschäftigen, hat mich die Implementierung in Verwaltungsstrukturen aufgrund ihrer Bürokratie sehr interessiert. Weil mir aber berufliche Anknüpfungspunkte zu einer öffentlichen Verwaltung fehlten, war es leichter für mich, in die freie Wirtschaft zu gehen. Deshalb bin ich von dem Programmformat sehr begeistert. Ich kann meinem früheren Interesse nachgehen, ohne dass ich alles auf eine Karte setzen muss. Ich kann mir anschauen, ob die Verwaltung als Arbeitgeber zu mir passen würde – ohne meine Zelte bei meinem jetzigen Arbeitgeber abbrechen zu müssen. Eine sehr privilegierte Situation.

Wir sind der Wandel: Könnten Sie sich vorstellen zur Verwaltung zu wechseln – vorausgesetzt, die Bedingungen stimmen?

von Knobelsdorff: Ich kann mir einen Wechsel sehr gut vorstellen, aber eher mittelfristig. Ich werde nach den sechs Monaten auf jeden Fall zu meinem Arbeitgeber zurückkehren und dort weiterarbeiten. Ob ich dann einen Wechsel anstrebe, hängt auch davon ab, was ich jetzt an Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung sammeln werde.

Wir sind der Wandel: Welches Learning erwarten Sie von dem Programm?

von Knobelsdorff: Unabhängig davon, wie das Programm verlaufen wird, bin ich mir sehr sicher, dass ich viel lernen werde. Ich werde das Referat im Besonderen und die Verwaltung im Allgemeinen kennenlernen. Ich werde ein besseres Bild davon haben, wie Verwaltungen – und in diesem Kontext Arbeitsmethoden – funktionieren, oder eben nicht. Ich freue mich auf die neuen Umstände und Umgebungen, und bin gespannt, was hinterher zum Erfolg beigetragen und was es schwerer gemacht hat.

Wir sind der Wandel: Was wäre das Schlimmste, was passieren kann?

von Knobelsdorff: Das Schlimmste wäre, wenn man mich „festsetzt“ oder ich mich langweilen würde. Oder wenn man mir suggerieren würde, dass ich mich nicht einbringen soll. Davon gehe ich aber nicht aus, denn das Referat wünscht sich ja dieses Programm. Ich erwarte allerdings auch andere Umstände als die stereotype Meinung, die viele von Verwaltungen haben. Außerdem habe ich das Naturell, mir proaktiv Aufgaben zu suchen, wenn ich nicht ausgelastet bin oder andere Umstände dazu führen, dass ich nichts zu tun habe. Daher käme ein Abbrechen des Programms für mich auch nicht in Frage.

Wir sind der Wandel: Bereiten Sie sich auf das Programm vor?

von Knobelsdorff: Um einen Eindruck vom Ministerium zu bekommen, habe ich im Internet recherchiert und mich etwas eingelesen. Wir werden zum Programmstart allerdings auch genügend Zeit erhalten, uns einzuarbeiten. Dafür startet am 2. Mai die Einführungswoche, in der eine inhaltliche Einführung in das Programm und in die Verwaltung mit ihren Abläufen erfolgt. Ferner werde ich mich dann mit meinem Tandem-Partner über die Zusammenarbeit verständigen. Und damit anschließend die inhaltliche Arbeit im Projekt auch zu bewerkstelligen ist, wofür das Tandem auf einer Wissensebene sein sollte, informieren Verwaltungsmitarbeitende und Arbeitsexperten uns in Vorträge über Arbeitsmethoden und -abläufe.

Wir sind der Wandel: Wie wichtig ist Ihnen, dass Sie mit Ihrem Tandem-Partner menschlich auf einer Wellenlänge sind?

von Knobelsdorff: Als Berater habe ich in meinem Beruf mit sehr vielen unterschiedlichen Menschen zu tun. Und weil ich bisher fast ausnahmslos sehr gute Erfahrungen gemacht habe, habe ich auch bezüglich meines Tandem-Partners keine Bedenken. In der Regel ist es ja auch so, dass diejenigen, die an solchen Programmen teilnehmen, an einem wertschätzenden und konstruktiven Austausch interessiert sind.

Wir sind der Wandel: Welches Ziel wollen Sie erreichen?

von Knobelsdorff: Mein persönliches Ziel ist, viel über das Programm und die öffentliche Verwaltung mit ihren Strukturen sowie Arbeitsmethoden zu erfahren. Das Projektziel ist noch nicht ganz klar für mich, da ich von meinen konkreten Aufgaben erst in der Einführungswoche erfahre. Ich hoffe aber, dass wir uns als Tandem darauf verständigen, was Ziel sein kann, und was wir in dem Umfeld mit unseren Ressourcen und den sich verändernden Rahmenbedingungen erreichen können. Und natürlich ist mein Ziel, am Ende eine Lösung zu haben, die im und vom Ministerium umgesetzt wird. Und wenn allen Beteiligten anschließend klar ist, dass wir auf diese Lösung ohne dieses Programm nicht gekommen wären. Dass die unterschiedliche Art zu arbeiten zu Lösungen geführt hat, die realisierbar sind.

Sabine Hockling

Seit vielen Jahren ist die Journalistin und SPIEGEL-Bestsellerautorin mit ihrem Redaktionsbüro Die Ratgeber u.a. für die Medien ZEIT ONLINE, ZEIT Spezial, SPIEGEL ONLINE tätig. Ihre Themen reichen dabei von Arbeitsrecht, Digitalisierung bis zu Management und Transformation. Als Autorin, Herausgeberin und Ghostwriterin veröffentlicht sie regelmäßig Sachbücher.