Transformationsprozesse visualisieren

Mehrere Personen auf Büroflur

Die Covid-19-Pandemie ist nicht nur Beschleuniger für Digitalisierung und Agilität. Die Krise zwingt auch viele Unternehmen, sich als Ganzes neu aufzustellen, um fit für die Zukunft zu sein. Ein Transformation Canvas kann helfen, die dazugehörigen Prozesse für alle im Unternehmen sichtbar zu machen.

Ein Gastbeitrag von Anne M. Schüller

Die Corona-Krise hat das Handeln vieler Unternehmen grundlegend verändert. Dabei hat sich gezeigt, wie wertvoll Mitarbeiter wirklich sind, wie engagiert und verantwortungsvoll sie handeln, wenn man sie unternehmerisch miteinbezieht und tatsächlich selbstorganisiert arbeiten lässt. Es gibt daher keinen Grund, nach der Krise zu altem Vorgehen zurückzukehren. Ganz im Gegenteil. Längst zeichnet sich ab, dass das Home-Office nicht mehr wegzudenken ist, Videokonferenzen uns erhalten bleiben und das Führungsverhalten sich zwangsläufig wandeln muss. Und auch die Selbstorganisation, Agilisierung und Digitalisierung legen weiter an Tempo zu, was die organisationalen Strukturen und die Bürolandschaften in den Unternehmen verändern wird.

Für die Post-Corona-Zeit wird es nicht reichen, nur an ein paar Stellschrauben zu drehen. Vielmehr ist ein Company Redesign notwendig, um mit den Ungewissheiten einer sich immer schneller verändernden Zukunft Schritt halten zu können. Ein zentrales Element hierbei ist Partizipation, also die aktive Beteiligung aller im Unternehmen. Doch dazu braucht es umfassende Mitgestaltungsmöglichkeiten – und Transparenz.

Ursprung der Visualisierung durch ein Canvas

Transparenz impliziert: Alle Veränderungsmaßnahmen und ihr Fortschritt werden bereichs- und hierarchieübergreifend auf einem digitalen oder physischen Statusboard veröffentlicht und so für alle sichtbar gemacht. Auch die regelmäßige Aktualisierung ist allen zugänglich. Dies erleichtert interdisziplinäre Abstimmungsprozesse und garantiert Synergien. Außerdem: Wenn alles transparent ist, trocknet die Gerüchteküche aus.

Die fortlaufende Visualisierung von Maßnahmen und Tätigkeiten ist in operativen Bereichen schon länger Usus: Pinnwände, Whiteboards und Kanban-Boards sind Beispiele dafür. Ergänzt wird dies nun um ein Tool, das strategische Vorgehensweisen kompakt auf einer Seite darlegt – auch als Business Model Canvas bekannt. Auf Basis dieser Vorlage lässt sich auch ein Transformation Canvas erstellen.

Die Idee, für die Entwicklung von Geschäftsmodellen ein Canvas, also eine Leinwand, zu nutzen, geht auf den Schweizer Business-Strategen Alexander Osterwalder zurück. Kernpunkt ist die Visualisierung auf einer einzigen Übersichtsseite, wodurch im Gegensatz zum langatmigen und textlastigen klassischen Business-Plan alles Wesentliche auf einen Blick sichtbar wird. So hilft diese Methode, sich strukturiert von einer Grundidee bis zum fertigen Geschäftsmodell vorzuarbeiten. Sie hat sich zu einem weltweiten Standard für Start-ups entwickelt und wird mittlerweile auch von großen Marktplayern eingesetzt.

Das ursprüngliche Business Model Canvas zeigt in neun definierten Feldern baukastenartig das Grundgerüst und die zentralen Faktoren, die bei einem Geschäftsmodell zu berücksichtigen sind. So kann man sich einen schnellen Überblick über die einzelnen Aspekte und ihr Zusammenwirken verschaffen. Auf die jeweiligen Felder werden beschriebene verschiedenfarbige Post-its geheftet, denn diese können bei Bedarf jederzeit entfernt, verschoben oder ergänzt werden. So sind notwendige Überarbeitungen und angestrebte Weiterentwicklungen flexibel und sehr einfach möglich.

Aufbau eines Transformation Canvas

Für eine übersichtliche Illustration der wesentlichen Schritte des organisationalen Transformationsprozesses habe ich auf Basis des Osterwalder-Modells ein abgewandeltes Transformation Canvas entwickelt. So können auf einem einzigen großen Board, am besten im DIN-Format A0, die einzelnen Aktivitäten und die dazugehörigen Überlegungen festgehalten und jederzeit gemeinsam mit den Beteiligten bearbeitet werden.

Dazu werden zunächst die Ziele des Transformationsprojekts definiert. Anschließend werden die dazugehörigen Chancen und Risiken analysiert und auf Haftzetteln festgehalten. Danach werden die Maßnahmen bestimmt, die zum Projekt gehören, sowie die Umsetzungsaufgaben aufgelistet. Das Monitoring beschreibt Messzahlen, Verantwortliche, Zeitachsen und Ergebnisse. Vor den Augen aller entsteht so offen und transparent ein stets wandelbares Gesamtbild mit den dazugehörigen Elementen.

Damit Aktionismus nicht zur Verzettelung führt, muss die Anzahl der Transformationsmaßnahmen überschaubar bleiben. Deshalb empfehle ich zum Start maximal fünf Maßnahmenfelder. Die Personen, die an den einzelnen Themen arbeiten, schreiben ihre Ideen und Vorgehensweisen auf Haftzettel und kleben diese in das entsprechende Feld. Die Farbe der Haftzettel folgt einer festzulegenden Systematik, Durchnummerierungen zeigen die Prioritäten. Felder, die zunächst noch nicht in die Bearbeitung sind, bleiben frei.

Die einzelnen Maßnahmen, die einen Transformationsprozess determinieren und somit auf das Canvas gehören, sind von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Inhaltliche Blaupausen kann es deshalb nicht geben. Sie sind sogar höchst gefährlich. Denn keine zwei Firmen sind gleich. Und auch Branchen und Märkte sind individuell wie Geschäftsmodelle, Unternehmenskulturen und Kundenstrukturen. Daher muss jede Firma ihren eigenen Weg für sich finden, experimentieren und ausprobieren.

Anwendungsmöglichkeiten eines Canvas

Das Canvas ist auf vielerlei Weise einsetzbar. Jede Führungskraft kann auf Basis dieser Vorlage für sich selbst ein Leadership Canvas erstellen, um den Weg und die dazu notwendigen Schritte des eigenen Wandlungsprozesses aufzuzeigen. Dieses Canvas wird offen an eine Wand im Büro aufgehängt. Kommen Mitarbeiter, Kollegen oder höhere Vorgesetzte vorbei, kann man den Inhalt diskutieren und bereichern.

Im Innovationsmanagement ist ein Trend Canvas sinnvoll, um die gesellschaftlichen Trends, die für das Unternehmen von Bedeutung sind, sichtbar zu machen. Zudem kann eine Übersicht der in Arbeit befindlichen Innovationen entstehen. Im HR-Bereich kann ein entsprechender Canvas genutzt werden, um die Personalentwicklungsmaßnahmen, die den Transformationsprozess des Unternehmens begleiten, offen darzustellen.

Canvases werden nicht in abgeschotteten elitären Zirkeln entwickelt. Viel ergiebiger ist eine crossfunktionale Beteiligung über alle Hierarchiestufen hinweg. Machen Sie dabei vor allem die hellsten jungen Köpfe zu engen Beratern. Denn die Internetgeneration verändert die Spielregeln in sämtlichen Branchen. Sie definiert unsere Zukunft und den Handlungsspielraum, den die Anbieter darin haben. Sich von jungen Gedanken, frischen Ideen und ganz neuen Vorgehensweisen durch den Wandel lotsen zu lassen, genau das macht Sie zu einem zukünftigen Überflieger der Wirtschaft.

Anne M. Schüller ist Managementdenkerin, Keynote-Speakerin, Bestsellerautorin und Businesscoach. Die Diplom-Betriebswirtin gilt als führende Expertin für das „Touchpoint Management“ und kundenfokussierte Unternehmenstransformation. Der Gastbeitrag stammt aus dem Buch Die Orbit-Organisation: In 9 Schritten zum Unternehmensmodell für die digitale Zukunft.

Die Ratgeber

Das Team um Wirtschaftsjournalistin und SPIEGEL-Bestsellerautorin Sabine Hockling verfügt über jahrzehntelange Erfahrungen in renommierten deutschen Verlagshäusern und Fachbuchverlagen. Ihr journalistisches Können bringen "Die Ratgeber" in Print-, Online- und Fernseh-Redaktionen ein.

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