Selbstorganisation kann nur funktionieren, wenn es Spielregeln gibt und die Arbeit im Fluss ist. Wie Führungskräfte und Mitarbeiter Energieblockaden aufspüren und lösen können, weiß der Berater Olaf Günther.
„Obwohl ich kein Feuerwehrmann bin, fühle ich mich so. Ich eile von Brandherd zu Brandherd, lösche Feuer und habe am Ende des Tages wieder kaum etwas von meiner To-do-Liste abgearbeitet.“ Wenn Sie solche Aussagen von Ihren Mitarbeitern hören oder Sie sie vielleicht auch schon mehrmals gesagt haben, ist eines klar: Sie werden wohl kaum entspannt und zufrieden in den Feierabend starten.
In meiner Funktion als Berater treffe ich in Unternehmen immer wieder auf Menschen, die unzufrieden sind. Die Arbeit ist nicht im Flow, es stockt in den Prozessabläufen. Die Folge ist Unzufriedenheit. Dieses Gefühl ist nicht nur bei Mitarbeitern zu verorten, sondern auch in der Chefetage – dabei wollen doch alle nur das eine: den perfekten Arbeitstag.
Es liegt im Auge des Betrachters
„Der perfekte Tag“ – das klingt zunächst ja eher wie ein Song aus der Popmusik. Aber wann ist ein Arbeitstag erfolgreich? Wenn alle Arbeitsprozesse reibungslos ablaufen? Oder ist es das Wissen, dass die Mitarbeiter zufrieden den Betrieb in Richtung Feierabend verlassen? Egal, wie die Antwort ausfällt, sie zeigt deutlich, dass das, was ein erfolgreicher Tag ist, im Auge des Betrachters liegt, denn jeder setzt einen individuellen Maßstab an.
Wenn ich bei meinen Rundgängen in Unternehmen frage, ob der gestrige Arbeitstag erfolgreich gewesen ist, bekomme ich die unterschiedlichsten Antworten. Während die Produktion den Tag gut fand, weil er reibungslos ablief, war er für den Logistik-Mitarbeiter keineswegs perfekt, da er die produzierte Ware wegen eines Problems nicht ausliefern konnte. Ein guter Tag in einer Abteilung heißt also nicht, dass es insgesamt ein guter Tag war. Daher sollte der Anspruch eines Unternehmens sein, dass die Prozesse in allen Teilen der Organisation flüssig ablaufen, damit im Zusammenwirken gar nicht erst ein Problem oder gar eine Liefer-Blockade entsteht.
Falle Tunnelblick
Gehen wir nochmal einen Schritt zurück. Was ist zwischen Produktion und Logistik schiefgelaufen? Informationen sind verloren gegangen, interne Abstimmungen sind nicht erfolgt. Kurzum: Mitarbeiter haben im Blindflug nebeneinander her agiert. Und das ist ein Problem, das meiner Erfahrung nach in der Zusammenarbeit zwischen allen möglichen Bereichen vorkommt.
Sie vermeiden das, indem Sie Prozesse etablieren, mit denen Informationen reibungslos ausgetauscht werden. Allenfalls bleibt lediglich die Erkenntnis, dass etwas falsch läuft. Was es aber genau ist, bleibt unklar.
Ferner kommt in vielen Teams eine fehlende Transparenz über Soll-Ist-Abweichungen hinzu. Wenn nicht im Vorfeld besprochen wird, was erreicht werden soll, ist es auch nicht möglich, Abweichungen von diesem Soll festzustellen. Werden beispielsweise in einem metallverarbeitenden Unternehmen keine konkreten Ausschussmengen eingeplant, kann auch niemand erkennen, ob der derzeitige Ist-Wert noch im Rahmen liegt. Außerdem wird niemand den Ursachen für den Ausschuss auf den Grund gehen. Daher sollten Sie und Ihre Mitarbeiter das Soll jeden Arbeitstages kennen. Und bei Abweichungen vom Soll: Was müssen Sie zur Korrektur tun? Um diese elementare Steuerung des operativen Tagesgeschäftes durchzuführen, gibt es ein einfaches Mittel: Meetings. Diese sind aber nur effizient, wenn sie richtig abgehalten werden.
Keine Meeting freie Zone, bitte!
Tägliche Morgen-Meetings klingen zunächst einmal nicht nach dem perfekten Arbeitstag. Dabei können Sie mit Ihren Mitarbeitern in Meetings wichtige Maßstäbe und Steuerungselemente festlegen. Bei der Gestaltung dieser Meetings sollte es jedoch einen Rhythmus geben, dem alle folgen können.
In meiner Freizeit spiele ich Bass in einer Band. Hier ist ein gemeinsamer Rhythmus essentiell für ein gutes Ergebnis. Ohne Takt, kein Rhythmus und ganz sicher auch keine gute Musik. Von den Strukturen und Bedingungen des gemeinsamen Musizierens kann auch ein Unternehmen lernen.
In regelmäßigen Meetings und durch abgestimmte Steuerungsinstrumente können Sie zunächst den gemeinsamen Rhythmus festlegen. Diese Meetings können auf jeder Ebene stattfinden. Sie müssen nicht von der Chefetage initiiert werden – wobei das natürlich hilft, um die relevanten Parteien an den Tisch zu bekommen.
Stellen Sie sich im Vorfeld ein paar wichtige Fragen, um direkt sinnvoll starten zu können: Wie häufig sollte ein Meeting stattfinden, um Ergebnisse zu diskutieren? Diese Entscheidung treffen Sie individuell.
Ein gutes Morgen-Meeting findet im Stehen statt
Weiterhin ist es unabdingbar, dass nur die relevanten Personen an diesem Meeting teilnehmen. Teamvertreter, die den Informationsfluss zu den restlichen Mitarbeitern sicherstellen, sind ausreichend. Dazu kommen die wichtigsten Dienstleiter und interne Kunden. Gerade bei Zielabweichungen kann jeder zur Lösung beitragen, indem gemeinsam Korrekturmaßnahmen oder Verbesserungsaktivitäten besprochen werden. So bringen Sie Probleme unter Kontrolle, bevor sie eskalieren und zu wirtschaftlichen Verlusten führen. Übrigens: Ein gutes Morgen-Meeting findet im Stehen statt und dauert maximal 15 Minuten.
Eines sollten Sie wissen: Sie brauchen Geduld und müssen flexibel bleiben. Auch wird nicht gleich zu Beginn alles reibungslos ablaufen. Es ist völlig normal, wenn Abläufe stetig optimiert werden. Und trotzdem lohnt es sich: In Deutschland verbringen die Menschen mehr Zeit auf der Arbeit als zu Hause, vom Schlaf mal abgesehen.
Jeder kann Veränderungen in der Organisation anstoßen
Daher sollte jeder Mitarbeiter zum Arbeitsende mit dem Erfolgserlebnis in den Feierabend gehen, das Soll erreicht zu haben. Und alle Abweichungen unter Kontrolle zu haben, um nicht am nächsten Morgen überrascht zu werden und wieder mal zum Feuerwehrmann mutieren zu müssen. Denn in einem geplanten und kontrollierten Zustand entwickelt sich die Motivation zum Weitermachen und auch die Energie, als „Unternehmer vor Ort“ mit innovativen Ideen die eigene Arbeit weiterzuentwickeln und die Ergebnisse zu verbessern.
Und noch ein letzter Tipp: Wenn niemand die Initiative ergreift, dann machen Sie es selbst. Seien Sie eine Keimzelle! Denn absolut jeder kann damit beginnen, Veränderungen in der Organisation anzustoßen.
Für Olaf Günther ist klar: Selbstorganisation kann nur dann funktionieren, wenn es Spielregeln gibt und die Arbeit im Fluss ist. Dadurch können Energieblockaden aufgespürt und gelöst werden. Deshalb entwickelte der Berater Flow Work, ein Konzept für effektive und effiziente Arbeit. In seinem Buch Klang des Erfolgs. Wie Sie mit Flow Work Ihre Teams zu Hochleistung führen liefert er Unternehmern hilfreiche Anleitungen, wie sie klare Strukturen schaffen, damit Erfolg möglich ist.
