Viele Führungskräfte kennen das frustrierende Gefühl nur allzu gut: Ihre Beschäftigten wollen jeden noch so kleinen Schritt bis ins kleinste Detail besprechen. Schuld haben dabei aber nicht die Beschäftigten, sondern die Führungskräfte selbst.
Anstatt sich aus dem Tagesgeschäft zurückzuziehen und das Wachstum ihres Unternehmens weiter voranzutreiben, verbringen viele Unternehmerinnen und Unternehmer ihre Zeit damit, Hand in Hand mit ihren Mitarbeitenden zu gehen. “Schuld daran ist aber in der Regel nicht ihr Personal”, sagt die Beraterin Katja Holzhey. “Es liegt an den Leaders selbst, Verantwortungen gezielt und strukturiert auf andere zu übertragen.” Nach über 18 Jahren in der Beratung von kleinen und mittelständischen Unternehmen weiß sie, dass sich wichtige Aufgaben nur durch die richtigen Anreize und klare Vorgaben auf mehrere Köpfe verteilen lassen.
Verantwortung für das Unternehmenswachstum abgeben
Das mangelnde Abgeben von Verantwortung kann für Führungskräfte Konsequenzen haben. Wenn Mitarbeitende nicht dazu befähigt sind, Aufgaben selbstständig zu erledigen, geht das zu Lasten von Effizienz und Produktivität. Die Führungskräfte selbst werden dadurch gezwungen, sich im Tagesgeschäft um Kleinigkeiten zu kümmern, anstatt sich auf strategische Entscheidungen und das langfristige Wachstum zu konzentrieren.
Das hat zur Folge, dass sie weniger Zeit für strategische Planung und Weiterentwicklung des Unternehmens haben. Zudem kann es zu einer Überlastung der Führungskräfte führen, da sie versuchen, alle Aufgaben alleine zu bewältigen. Das langfristige Wachstum und die Skalierbarkeit des Unternehmens werden dadurch erheblich eingeschränkt, da die Firmenlenkerinnen und -lenker nicht in der Lage sind, sich von operativen Aufgaben zu lösen und ihre Energien auf die Entwicklung des Unternehmens zu lenken. Der wichtigste Rat lautet daher: Veratwortung abgeben, um eine nachhaltige Unternehmensführung und ein erfolgreiches Wachstum zu gewährleisten. Aber wie schafft man das?
Laut der Beraterin Hozhey gibt es mehrere Schritte, die berücksichtigt werden sollten:
- Klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten: Die erste Voraussetzung dafür, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbstständig arbeiten können, ist eine klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten. Alle Beschäftigten sollten genau wissen, was von ihnen erwartet wird und welche Aufgaben sie übernehmen sollen. Es ist wichtig, dass diese Aufgaben nicht zu vage formuliert sind, sondern möglichst konkret und messbar definiert und vor allem schriftlich formuliert werden. Nur so können Beschäftigte ihre Leistungen auch selbstständig überprüfen und gegebenenfalls optimieren.
- Klare Kommunikation: Eine klare Kommunikation ist ein weiterer wichtiger Faktor, um Mitarbeitende selbstständiger arbeiten zu lassen. Führungskräfte sollten regelmäßiges Feedback geben, das konstruktiv und wertschätzend ist. Nur so können Beschäftigte das Feedback auch annehmen und daraus lernen. Je höher die intrinsische Motivation der Mitarbeitenden, umso fruchtbarer der Boden, auf dem das Feedback Wirkung zeigt.
- Ausreichende Dokumentation: Eine ausreichende Dokumentation ist ein weiteres wichtiges Element, um Mitarbeitende selbstständiger arbeiten zu lassen. Alle wichtigen Prozesse und Abläufe sollten dokumentiert und zugänglich gemacht werden. Nur so können die Beschäftigten eigenständig auf die Dokumentation zurückgreifen und sich in schwierigen Situationen zurechtfinden. Eine gute Dokumentation kann auch dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiterinnen schneller in neue Aufgabenbereiche einarbeiten können. Dabei hilft ein klar definierter Onboarding Prozess.
- Prozessoptimierung: Eine kontinuierliche Prozessoptimierung ist ein weiterer wichtiger Aspekt, um mehr Verantwortung abgeben zu können. Durch eine regelmäßige Überprüfung und Verbesserung von Prozessen und Abläufen können Fehlerquellen minimiert und effizientere Arbeitsprozesse geschaffen werden. Auch die Mitarbeitenden sollten aktiv in diesen Prozess einbezogen werden, da sie oft wertvolle Ideen und Verbesserungsvorschläge haben.
- Weiterbildungsmaßnahmen: Auch Weiterbildungsmaßnahmen sind ein wichtiger Faktor, vor allem wegen der zunehmenden Digitalisierung. Nur durch eine kontinuierliche Weiterbildung können Beschäftigte ihr Wissen und ihre Fähigkeiten ausbauen und sich auf neue Herausforderungen vorbereiten. Dabei sollten die Weiterbildungsmaßnahmen gezielt auf die Aufgabengebiete und Interessen der Mitarbeitenden abgestimmt sein. Mit Weiterbildung sind nicht unbedingt Seminarbesuche gemeint, sondern auch Arbeitszeiten, die für Onlinekurse, neue Aufgaben und neue Technologien vorgesehen werden.
- Offene Feedback-Kultur: Nicht zuletzt sollten sich Mitarbeitende jederzeit trauen können, konstruktive Kritik zu äußern oder Verbesserungsvorschläge zu machen, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Führungskräfte sollten ein offenes Ohr für die Anliegen ihrer Beschäftigten haben und auf ihre Ideen und Anregungen eingehen. Durch eine offene Feedback-Kultur können Beschäftigte ihr Engagement und ihre Kreativität einbringen und somit zum Unternehmenserfolg beitragen. Dies ist ein großer Hebel, um Mitarbeitende lange ans Unternehmen zu binden.
