Personalakten enthalten persönliche und sensible Daten von Mitarbeitenden. Doch was gehört hinein – und was nicht?
Unternehmen dürfen nicht wahllos Informationen in einer Personalakte sammeln. Sie müssen sich auf Daten beschränken, die direkt mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängen. In der Regel umfasst die Akte daher alle Unterlagen zum Vertragsverhältnis: den Arbeitsvertrag, Bewerbungsunterlagen, Vertragsänderungen, Zeugnisse und Nachweise über Fortbildungen. Auch Lohn- und Gehaltsbescheinigungen, Krankheits- und Urlaubszeiten sowie Freistellungen werden dokumentiert. Zudem können brisante Inhalte wie Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, Beurteilungen, Bewertungen und Abmahnungen Teil der Personalakte sein.
Unbewiesene Vorwürfe hingegen haben dort nichts zu suchen. Wird etwa einem Mitarbeitenden Diebstahl vorgeworfen, ohne dass sich der Verdacht erhärten lässt, darf das Unternehmen diesen nicht in der Personalakte vermerken. In solchen Fällen sollten Beschäftigte unbedingt Einsicht in ihre Personalakte verlangen.
Vertrauchlichkeit und Aufbewahrung
Weil Personalakten sensible Informationen enthalten, müssen sie streng vertraulich behandelt werden. Nur ein kleiner, klar definierter Kreis von Mitarbeitenden darf Zugang haben. Enthält die Personalakte besonders schützenswerte Daten – etwa Angaben zum Gesundheitszustand oder zur Persönlichkeit – ist ein noch höheres maß an Diskretion erforderlich.
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden Personalakten nicht automatisch gelöscht. Unternehmen dürfen sie nur so lange aufbewahren, wie es für berechtigte Zwecke nötig ist, etwa um Rechtsansprüche des ehemaligen Mitarbeitenden abzuwehren. Sobald die gesetzliche Verjährungsfrist abgelaufen ist, müssen die Unterlagen unverzüglich vernichtet werden.
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