Immer mehr Unternehmen gestalten ihre Arbeitsplätze um: Aus Einzelbüros werden Open Space Offices. Dabei müssen sie gesetzliche Vorgaben einhalten – sonst drohen Bußgelder.
Ein Open Space Office ist im Grunde ein Großraumbüro, das in Zonen unterteilt ist: für konzentriertes Arbeiten, Besprechungen, Telefonate oder den Austausch. Schreibtische stehen auf der offenen Fläche bereit, Besprechungsecken fördern den Dialog, kleine Räume dienen Meetings, und Telefonkabinen sorgen für ungestörte Gespräche.
Einzelne Arbeitsplätze befinden sich oft in einem festgelegten Bereich, jedoch ohne feste Zuordnung. So handhabt es etwa der Handelskonzern OTTO. Andere Unternehmen setzen auf Desksharing: Beschäftige suchen sich täglich einen neuen Platz, wie es der Versicherungskonzern Axa praktiziert. Damit kein Streit um die besten Plätze entsteht, sollten Unternehmen Buchungstools anbieten – besonders, wenn es weniger Schreitische als Beschäftigte gibt.
Desksharing und ergonomische Anforderungen
Auch beim Desksharing gelten die gleichen ergonomischen Standards wie bei festen Arbeitsplätzen. Wer überwiegend sitzt, braucht Büromöbel, die die individuell anpassen lassen. Schreibtisch und Stuhl müssen je nach Körpergröße eingestellt werden. Während dies bei festen Plätzen einmalig geschieht, erfordert Desksharing tägliche Anpassungen. Beschäftigte müssen daher geschult werden, ihre Möbel korrekt einzustellen.
Ergonomische Vorgaben für Bildschirmarbeitsplätze:
– Bewegungsfläche: mindestens 1 Meter breit und tief.
– Schreibtisch: Arbeitsfläche von mindestens 160 × 80 cm, höhenverstellbar (74 ± 2 cm).
– Schreibtischstuhl: neigbare, höhenverstellbare Rückenlehne.
– Bildschirm: Oberkante auf Augenhöhe, Abstand 45–80 cm.
– Beleuchtung: 500–750 Lux, blendfrei, Sonnenschutz bei Bedarf.
– Lärmpegel: 55–70 dB(A).
Schreibtisch und Stuhl müssen an die Körpergröße angepasst sein, um Fehlhaltungen zu vermeiden. Fensterseitige Platzierungen verhindern Blendungen und Spiegelungen.
Clean Desk Policy: Ordnung und Datenschutz
Ohne eine Clean Desk Policy funktioniert Desksharing nicht. Sie regelt, dass Beschäftigte ihre Schreibtische am Ende des Arbeitstages leer hinterlassen. Persönliche Gegenstände und Unterlagen gehören in abschließbare Rollcontainer, Schränke oder Schließfächer. Das schützt nicht nur die Ordnung, sondern auch sensible Daten. Stapel von Dokumenten auf Schreibtischen gehören damit der Vergangenheit an. Arbeitgeber müssen die nötige Infrastruktur bereitstellen: Aktenvernichter, abschließbare Möbel und Schließfächer.
Eine gute Clean Desk Policy sollte folgende Punkte umfassen:
– Sensible Dokumente nur bei Bedarf aus dem Schrank holen und nach Gebrauch sicher verwahren.
– Kopien sensibler Unterlagen nur bei Notwendigkeit anfertigen.
– Elektronische Dokumente bevorzugen.
– Nicht mehr benötigte Papiere sofort schreddern.
– Arbeitsplatz bei Verlassen (z. B. für Pausen) sichern.
– Schreibtisch am Feierabend vollständig räumen.
– Whiteboards und Flipcharts nach Gebrauch reinigen oder leeren.
Wer ein Open Space Office plant, muss genügend Platz für alle Beschäftigten schaffen. Die Technische Regel für Arbeitsstätten (ASR) konkretisiert die Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Laut „ASR A1.2 Raumabmessungen und Bewegungsflächen“ müssen Bewegungsflächen mindestens 1,50 Meter breit und tief sein. Bei sitzender oder stehender Tätigkeit reichen 1 Meter. Diese Flächen dürfen sich nicht mit Verkehrswegen, Fluchtwegen oder Stellflächen überschneiden.
Konsequenzen bei Verstößen
Für Großraumbüros (ab 400 Quadratmetern) gelten weitere Vorgaben: Die Mindestfläche pro Arbeitsplatz beträgt 12 bis 15 Quadratmeter, einschließlich Möbel und Verkehrswege. Die Raumhöhe sollte mindestens 3 Meter betragen, bei Flächen über 2.000 Quadratmetern mindestens 3,25 Meter.
Wer die gesetzlichen Vorgaben ignoriert, riskiert Bußgeld oder sogar den Entzug der Gewerbeerlaubnis. Die staatlichen Arbeitsschutzbehörden – je nach Bundesland Gewerbeaufsichtsämter oder Ämter für Arbeitsschutz – kontrollieren die Einhaltung. Gibt es einen Betriebsrat, muss dieser Verstöße melden.
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