Stressfaktor Zeit

Zeitmangel ist ein bedeutender Stressfaktor. Wem „die Zeit davonrennt“, der befindet sich praktisch immer im Stress. Doch was tun, wenn der 24-Stunden-Tag nicht auf 26 Stunden auszudehnen ist?

Wer ein erfolgreiches Zeitmanagement in sein (Arbeits-)Leben integrieren möchte, muss sich über eines im Klaren sein: Man wird in dieses Ziel Zeit investieren müssen. Das klingt paradox, denn schließlich ist der Zweck der Übung doch eher, Zeit zu „gewinnen“. Wer aber daraus folgert, für Zeitplanung habe er nicht genügend Zeit, denkt zu kurzfristig. Denn das Investment wird sich auszahlen. Und zwar mehrfach.

Fünf Faktoren für eine effektive Tagesplanung

Mit einem erfolgreichen Zeitmanagement hat man einen besseren Überblick über die anstehenden Aufgaben und Aktivitäten eines Tages oder einer Woche. Man ist weniger Stress ausgesetzt, gewinnt mehr Freiraum für Kreativität und kann seine Konzentration besser auf Wesentliches richten. Man erreicht seine Ziele schneller und systematischer und hat zudem mehr freie Zeit für Familie, Freunde und Hobbys. Der Zeitmanagement-Experte Lothar Seiwert hat fünf Faktoren für eine effektive Tagesplanung definiert, die sogenannte ALPEN-Methode:

Aufgaben zusammenstellen: In einer einfachen To-Do-Liste werden die Aufgaben für den kommenden Tag notiert.
Länge der Aktivitäten einschätzen: Dabei wird ein möglichst realistischer und nicht zu knapp bemessener Zeitraum für die einzelnen Aktivitäten festgelegt.
Pufferzeiten einplanen: Nur so bleibt Platz für Unvorhergesehenes.
Entscheidungen treffen: Aufgaben auf den Tag verteilen und priorisieren: von A („wichtig und eilig“) über B („wichtig, aber nicht so eilig“) bis C („unwichtig und nicht so eilig“).
Nachkontrolle: Ist die Planung insgesamt realistisch?

Ausreichend Zeitpuffer einplanen

Zeitmanagement bedeutet, vorauszuplanen, also vor dem Beginn einer neuen Aufgabe den Zeitaufwand, die Wichtigkeit und die Dringlichkeit dieser Aufgabe einzuschätzen. Da auch gute Zeitmanager für gewöhnlich nicht über hellseherische Fähigkeiten verfügen, können sie den tatsächlichen Zeitbedarf einer Aktivität natürlich nicht „stoppuhrgenau“ angeben. Darüber hinaus können überraschende und unvorhersehbare Ereignisse (ein verspäteter Flug, ein Stau etc.) die beste Schätzung ad absurdum führen. Aus diesem Grund sollte in jedem Plan ein ausreichend großer Zeitpuffer vorhanden sein: Der gute Zeitmanager verplant nicht mehr als 60 Prozent seines Tages.

Dabei ist der schriftliche Zeitplan der Kompass durch den Arbeitstag. Er enthält eine Zeitschiene, eine Spalte für die Aufgabe, eine für die Wichtigkeit der Aufgabe (Priorität) und eine Spalte, in der die erledigten Aufgaben entsprechend markiert werden können. Der gute Zeitmanager berücksichtigt bei der Aufgabenverteilung über den Tag auch die persönliche Leistungskurve. Er wird zum Beispiel das delikate Telefongespräch mit dem wichtigsten Kunden, bei dem er hellwach sein muss, nicht auf die Zeit direkt nach dem Mittagessen legen, sondern wird den Termin so planen, dass er in Top-Form zum Hörer greifen kann.

Schriftlichkeit verschafft Übersichtlichkeit und Verbindlichkeit

Es ist besonders wichtig, den Zeitplan tatsächlich schriftlich zu fixieren. Denn wer seinen Zeitplan nur im Kopf hat, vergisst leicht etwas Wichtiges und beschäftigt sein Gehirn mit einer unnötigen „Gedächtnisaufgabe“. Liegt etwas schwarz auf weiß vor, kann man es schwerer ignorieren. Das Hinauszögern unangenehmer Arbeiten mit angenehmeren „Ersatzaufgaben“ funktioniert dann auch nicht mehr so leicht. Und es ist durchaus motivierend, erledigte Aufgaben „abzuhaken“.

Die 13 entscheidenden Fragen, die gute Zeitmanagerinnen und Zeitmanager mit ja beantworten:

• Gibt es in Ihrem Arbeitsalltag feste Zeiten, die Sie für Arbeitsplanung und -vorbereitung reservieren?
• Planen Sie Spielraum für Unvorhersehbares ein?
• Sind die Punkte „Schreibtisch aufräumen“ und „E-Mails sortieren“ feste Bestandteile Ihres Arbeitsplanes?
• Berücksichtigen Sie bei der Arbeitsplanung Ihre persönliche Leistungskurve?
• Legen Sie Aufgaben und Ziele schriftlich fest und notieren Sie, bis wann diese erledigt sein sollen?
• Versehen Sie Ihre Arbeitsaufträge mit Prioritäten und halten Sie sich an die Reihenfolge: Das Wichtigste erledige ich zu erst?
• Führen Sie einmal begonnene Vorgänge konsequent zu Ende, sodass sie erledigt sind?
• Checken Sie Ihre E-Mails nur zu vorher festgelegten Zeiten, zwei oder drei Mal am Tag? Ist die Hinweisfunktion auf neue Mails („Sie haben Post!“) deaktiviert?
• Fangen Sie morgens gleich mit der Arbeit an und vermeiden „Arbeitsverhinderungstaktiken“ wie das Checken privater E-Mails oder beliebter Websites?
• Sagen Sie auch mal nein, wenn jemand Sie um etwas bittet, während Sie auf Wichtiges konzentriert sind?
• Delegieren Sie die Aufgaben, die delegierbar sind?
• Fragen Sie Ihren Gesprächspartner immer nach dem günstigsten Zeitpunkt und dem genauen Zeitraum, wenn Sie einen Rückruf vereinbaren?
• Und wenn Sie zurückgerufen werden sollen: Teilen Sie Ihrem Gesprächspartner mit, wann der günstigste Zeitpunkt ist?